Der Wechsel der Zertifizierungsstelle läuft nicht als Neuzertifizierung, sondern als Transfer: Eine andere akkreditierte Stelle übernimmt Ihre bestehende Zertifizierung samt laufendem Zyklus. Geregelt ist das Verfahren im Dokument IAF MD 2, das die Akkreditierungsstellen gegenüber den Zertifizierungsstellen durchsetzen. Deshalb verlangen alle akkreditierten Stellen im Kern dieselben Unterlagen — und deshalb hilft es nicht, so lange zu suchen, bis eine Stelle die Prüfung überspringt.
Warum ein internationales Dokument Ihren Anbieterwechsel bestimmt
Der International Accreditation Forum ist der Zusammenschluss der nationalen Akkreditierungsstellen. Über das multilaterale Abkommen erkennen die Mitglieder die Ergebnisse der jeweils anderen an — deshalb wird ein deutsches Zertifikat im Ausland akzeptiert. Damit diese gegenseitige Anerkennung trägt, veröffentlicht der IAF verbindliche Dokumente, die überall gleich anzuwenden sind. IAF MD 2 ist das Dokument für den Transfer.
Die praktische Folge: Die DAkkS prüft bei ihren Begutachtungen, ob eine Zertifizierungsstelle Transfers nach diesem Muster abwickelt. Eine Stelle, die Ihr Zertifikat ohne Vorprüfung übernimmt, riskiert eine Feststellung in ihrer eigenen Überwachung. Was Ihnen als bürokratische Hürde erscheint, ist für die aufnehmende Stelle eine Pflicht mit Konsequenzen.
Welche Zertifikate übernommen werden dürfen
Der Transfer setzt eine gültige, akkreditierte und ungestörte Zertifizierung voraus. Fehlt eine dieser Eigenschaften, wird aus dem Wechsel ein Neukundenfall.
| Situation | Transfer möglich? |
|---|---|
| Gültiges akkreditiertes Zertifikat, Zyklus läuft, keine offenen Hauptabweichungen | Ja, Regelfall |
| Nebenabweichungen mit laufender Frist | Meist ja, nach Offenlegung und Bewertung im Einzelfall |
| Offene Hauptabweichung | Praktisch nein, erst schließen |
| Zertifikat ausgesetzt oder Aussetzung angekündigt | Nein |
| Zertifikat abgelaufen | Nein, reguläre Erstzertifizierung in zwei Stufen |
| Nicht akkreditiertes Zertifikat | Nein, Behandlung als Neukunde |
| Akkreditierung außerhalb des IAF-Abkommens | Nein, Behandlung als Neukunde |
| Gewünschter Geltungsbereich außerhalb des Akkreditierungsumfangs der neuen Stelle | Nein, andere Stelle wählen |
Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen. Die aufnehmende Stelle muss für die Norm und für Ihren Wirtschaftszweig akkreditiert sein. Prüfen Sie den Akkreditierungsumfang in der öffentlichen Datenbank, bevor Sie Unterlagen versenden — das dauert Minuten und erspart einen Umweg. Wie das geht, beschreibt der Beitrag dazu, wie Sie prüfen, ob eine Zertifizierungsstelle akkreditiert ist.
Die Vorprüfung entscheidet über den Fall
Der Kernschritt des Transfers ist die Vorprüfung durch die aufnehmende Stelle. Sie wird von fachlich kompetenten Personen durchgeführt — in der Regel jemand, der auch als Auditor für diese Norm und diesen Wirtschaftszweig freigegeben wäre — und findet meist als Dokumentenprüfung statt. Ein Vor-Ort-Besuch ist zulässig und wird angesetzt, wenn Fragen offen bleiben.
Geprüft wird im Wesentlichen:
- Die Gültigkeit und Echtheit der Zertifizierung. Nachvollzogen über das Zertifikat, den Eintrag im Zertifikatsregister und bei Bedarf durch Rückfrage bei der abgebenden Stelle oder deren Akkreditierungsstelle.
- Der Geltungsbereich im Wortlaut, abgeglichen mit dem eigenen Akkreditierungsumfang.
- Die Auditberichte des laufenden Zyklus, mindestens die Rezertifizierung und alle folgenden Überwachungsaudits.
- Der Status aller Feststellungen — geschlossen, offen, mit welcher Frist und mit welcher Wirksamkeitsprüfung.
- Beschwerden und deren Bearbeitung, soweit sie das Managementsystem betreffen.
- Der Stand im Zyklus. Wann war das letzte Audit, wann ist das nächste fällig, wann läuft das Zertifikat ab.
- Der Grund für den Wechsel. Diese Frage wird tatsächlich gestellt, und die Antwort wird mit den Berichten abgeglichen.
- Änderungen seit dem letzten Audit an Standorten, Prozessen, Mitarbeiterzahl oder Geltungsbereich.
Fällt die Vorprüfung nicht eindeutig aus, hat die Stelle zwei Möglichkeiten: ein zusätzliches Audit ansetzen oder den Fall als Erstzertifizierung behandeln. Beides ist zulässig, beides kostet. Punkt sieben ist dabei der unterschätzte: Wer als Wechselgrund „unzufrieden mit dem Auditergebnis“ angibt und dessen Berichte eine strittige Feststellung enthalten, bekommt eine gründlichere Prüfung — nicht eine nachsichtigere. Der Weg gegen eine Feststellung ist der Einspruch bei der Stelle, nicht der Anbieterwechsel.
Fristen: nicht das Datum zählt, sondern der Zyklus
Für den Transfer selbst gibt es keine Antragsfrist. Die Fristen, die ihn beenden, kommen aus dem Zertifizierungszyklus.
Das Ablaufdatum des Zertifikats. Es ist die harte Grenze. Nach Ablauf existiert keine gültige Zertifizierung mehr, die übernommen werden könnte. Der Fall wird zur Erstzertifizierung mit zweistufigem Audit — mit dem entsprechenden Aufwand und einer Lücke im Nachweis gegenüber Kunden.
Der Termin des nächsten Überwachungsaudits. Überwachungsaudits sind an den Zyklus gebunden und dürfen sich nicht beliebig verschieben. Wird der Termin gerissen, droht die Aussetzung — und ein ausgesetztes Zertifikat ist nicht mehr transferfähig. Genau hier entsteht der Schaden, wenn jemand zuerst kündigt und danach sucht.
Die Kündigungsfrist im alten Vertrag. Zertifizierungsverträge laufen häufig über den vollen Dreijahreszyklus mit Verlängerungsklausel. Prüfen Sie die Frist, bevor Sie planen. Kündigen Sie erst, wenn die neue Stelle die Übernahme schriftlich bestätigt hat.
Der beste Zeitpunkt ist deshalb kurz nach einem abgeschlossenen Überwachungsaudit: Die Berichte sind aktuell, Abweichungen sind bearbeitet, und bis zum nächsten Pflichttermin bleibt der volle Abstand. Den Ablauf Schritt für Schritt beschreibt der Beitrag, wie Sie die Zertifizierungsstelle wechseln.
Standards mit eigener Systematik
MD 2 gilt für akkreditierte Managementsystemzertifizierungen. Standards mit eigenem Regelwerk folgen abweichenden Regeln, die vor jeder Kündigung zu prüfen sind. Bei IATF 16949 ist der Wechsel an eigene Vorgaben gebunden, unter anderem an Melde- und Sperrzeiten rund um bestimmte Auditereignisse und an den Status im Eskalationsverfahren. Bei TISAX gibt es kein Zertifikat, sondern ein Label mit Gültigkeitsdauer, das über die Plattform der ENX Association verwaltet wird — einen Transfer im Sinne von MD 2 kennt das Verfahren nicht. Bei EMAS wechseln Sie den zugelassenen Umweltgutachter, und die Registrierung läuft über die zuständige Registrierungsstelle. Für Labore gilt MD 2 ohnehin nicht: Sie werden nach ISO 17025 akkreditiert, und eine Akkreditierung wird nicht zwischen Stellen übertragen.
Was nach der Übernahme zu erledigen ist
Der Transfer endet nicht mit dem neuen Zertifikat. Drei Dinge gehen regelmäßig unter.
Das alte Zertifikat muss zurückgezogen werden. Zwei gültige Zertifikate über denselben Geltungsbereich darf es nicht geben. Prüfen Sie, ob der Eintrag der alten Stelle in deren Register erloschen ist.
Der Wortlaut des Geltungsbereichs kann sich ändern. Die neue Stelle formuliert ihn nach ihrer Systematik. Genau diesen Wortlaut gleicht ein Auftraggeber mit seiner Anforderung ab — lesen Sie ihn, bevor das Zertifikat gedruckt wird, und prüfen Sie ihn gegen die Formulierung in Ihren Lieferantenfreigaben.
Registriernummer und Aussteller ändern sich. Kundenportale, Lieferantendatenbanken, Ausschreibungsunterlagen und die eigene Website führen die alten Angaben weiter. Wer hier nicht nachzieht, bekommt Rückfragen aus dem Einkauf, sobald jemand die alte Nummer im Register nicht mehr findet.
Der Fehler, der aus einem Wechsel eine Erstzertifizierung macht
Es ist immer dieselbe Reihenfolge: erst kündigen, dann suchen. Zwischen Vertragsende und bestätigter Übernahme entsteht eine Lücke, in der niemand für Ihr Zertifikat zuständig ist. Fällt in diese Lücke ein Überwachungstermin, wird das Zertifikat ausgesetzt — und ein ausgesetztes Zertifikat fällt aus MD 2 heraus. Aus einem Transfer, der eine Dokumentenprüfung gewesen wäre, wird ein zweistufiges Erstaudit. Die Umkehrung dieser Reihenfolge kostet nichts und ist die einzige Vorsichtsmaßnahme, die beim Wechsel wirklich zählt.