Wie Sie prüfen, ob eine Zertifizierungsstelle akkreditiert ist

Sie prüfen es in der öffentlichen Datenbank der Deutschen Akkreditierungsstelle, nicht auf der Website des Anbieters. Dort suchen Sie die Stelle, öffnen die Anlage zur Akkreditierungsurkunde und gleichen drei Dinge ab: die Norm, Ihren Wirtschaftszweig und die Laufzeit. Alles andere — Logos, Siegel, Formulierungen wie „international anerkannt“ — ist Marketing und beweist nichts.

Schritt 1: Die Registriernummer auf dem Zertifikat lesen

Ein akkreditiert ausgestelltes Zertifikat trägt das Akkreditierungssymbol der Akkreditierungsstelle und eine Registriernummer. In Deutschland hat sie die Form D-ZM-12345-01-00. Das D steht für Deutschland, das mittlere Kürzel für die Art der akkreditierten Stelle.

Für Managementsysteme muss dort ZM stehen. Andere Kürzel bezeichnen andere Tätigkeiten: ZP für Produktzertifizierung, ZE für Personenzertifizierung, PL für Prüflaboratorien, K für Kalibrierlaboratorien, IS für Inspektionsstellen, ML für medizinische Laboratorien.

Hier liegt eine Verwechslung, die regelmäßig durchrutscht. Eine Stelle, die als Prüflaboratorium akkreditiert ist, führt völlig zu Recht ein Akkreditierungssymbol — aber eben für Prüfungen, nicht für die Zertifizierung von Managementsystemen. Wenn auf einem ISO-Managementsystem-Zertifikat eine Nummer mit dem Kürzel PL steht, ist der Nachweis in sich widersprüchlich. Diese Kombination sehen Sie in der Praxis häufiger, als man erwarten würde, meist bei Anbietern mit gemischtem Leistungsangebot.

Schritt 2: Den Eintrag in der Datenbank aufrufen

Die DAkkS führt ein öffentliches Verzeichnis aller von ihr akkreditierten Stellen. Suchen Sie über die Registriernummer, nicht über den Firmennamen — Firmierungen ändern sich, Nummern nicht. Prüfen Sie im Eintrag vier Angaben:

1. Status. Aktiv, eingeschränkt, ausgesetzt oder zurückgezogen. Eine ausgesetzte Akkreditierung ist im Logo nicht sichtbar.
2. Laufzeit. Akkreditierungen sind befristet und werden in Zyklen erneuert.
3. Normen. Steht die Norm, um die es Ihnen geht, tatsächlich drin?
4. Geltungsbereich. Sind Ihre Wirtschaftszweige aufgeführt?

Punkt vier ist der eigentliche Kern und der Grund, warum eine schnelle Ja-Nein-Auskunft nicht reicht. Was der Umfang genau abgrenzt, behandelt der Beitrag zum Akkreditierungsumfang ausführlich.

Schritt 3: Bei ausländischen Stellen das IAF-Abkommen prüfen

Nicht jede Zertifizierungsstelle wird von der DAkkS akkreditiert, und das ist zulässig. Jedes Land hat genau eine nationale Akkreditierungsstelle. Deren Ergebnisse werden gegenseitig anerkannt, wenn sie das multilaterale Abkommen des International Accreditation Forum für den jeweiligen Bereich unterzeichnet haben.

Die Prüfung läuft deshalb in zwei Stufen. Erst schauen Sie in die Datenbank der ausländischen Akkreditierungsstelle, dann in die öffentliche Unterzeichnerliste des IAF. Fehlt die Akkreditierungsstelle in dieser Liste, hilft der schönste Datenbankeintrag nicht — die Anerkennung in einer deutschen Ausschreibung ist dann Auslegungssache.

Hier tauchen auch die Nachahmungen auf. Es existieren Organisationen mit klangvollen Namen, die Akkreditierungen verkaufen, ohne Mitglied im IAF-System zu sein. Ihre Urkunden sehen echt aus. Der einzige verlässliche Test ist die Unterzeichnerliste.

Schritt 4: Musterzertifikat vor der Unterschrift anfordern

Ein Prüfschritt, den fast niemand geht und der die meisten Überraschungen verhindert. Lassen Sie sich vor der Beauftragung ein Musterzertifikat der Stelle für Ihre Norm zeigen. Sie sehen darin sofort, ob Akkreditierungssymbol und Registriernummer aufgedruckt werden — und in welchem Wortlaut der Geltungsbereich formuliert wird.

Der Geltungsbereichstext ist der Teil, den Ihr Kunde später liest. Wenn dort „Vertrieb von Komponenten“ steht, Ihr Auftraggeber aber „Fertigung und Montage“ nachgewiesen haben will, nützt das Zertifikat nichts, obwohl alles akkreditiert ist. Diese Formulierung sollten Sie vor dem Audit abstimmen, nicht danach.

Schritt 5: Den Nachweis dokumentieren

Wer in Ausschreibungen fährt oder selbst Lieferanten bewertet, sollte das Ergebnis der Prüfung festhalten: Datum, Registriernummer, Status, geprüfter Geltungsbereich. Ein Screenshot des Datenbankeintrags mit Datum genügt. Der Grund ist nicht Bürokratie, sondern Nachvollziehbarkeit: Wenn zwei Jahre später jemand fragt, warum ein Lieferant freigegeben wurde, wollen Sie nicht rekonstruieren müssen, was damals in der Datenbank stand.

Das gilt in beide Richtungen. Auch die Akkreditierung Ihrer eigenen Zertifizierungsstelle kann sich ändern. Eine kurze Wiedervorlage einmal im Jahr, sinnvollerweise vor dem Überwachungsaudit, kostet zehn Minuten. Was passiert, wenn dabei etwas auffällt, beschreibt der Beitrag zum Verlust der Akkreditierung.

Sonderfall Branchenstandards

Bei einigen Standards prüfen Sie nicht die Akkreditierung, sondern eine Zulassung. Für TISAX veröffentlicht die ENX Association die Liste der zugelassenen Prüfdienstleister. Für IATF 16949 führt die IATF die anerkannten Zertifizierungsstellen. Für EMAS gibt es ein Verzeichnis zugelassener Umweltgutachter, für AZAV die fachkundigen Stellen. Für ISO 13485 im Medizinproduktebereich kommt hinzu, dass eine Benannte Stelle für die regulatorische Konformitätsbewertung etwas anderes ist als eine Zertifizierungsstelle für das Managementsystem — beide Rollen werden häufig verwechselt.

In all diesen Fällen ist die Liste kurz und öffentlich. Wenn ein Anbieter nicht darauf steht, ist die Frage beantwortet.

Wo die Prüfung in der Praxis schiefgeht

Zertifikatsnummer statt Registriernummer. Auf einem Zertifikat stehen zwei Nummern: die des Zertifikats selbst und die Registriernummer der Akkreditierung. Wer die falsche in die Datenbank eingibt, findet nichts und schließt daraus das Falsche.

Konzernzertifikate ohne Standortliste. Bei Mehrstandort-Zertifizierungen gehört eine Anlage mit den einbezogenen Standorten zum Zertifikat. Fehlt sie, ist nicht prüfbar, ob der Standort, mit dem Sie tatsächlich zu tun haben, abgedeckt ist. Fordern Sie die Anlage an.

Ablaufdatum ohne Zyklusprüfung. Ein Zertifikat kann formal gültig und trotzdem ausgesetzt sein, etwa weil ein Überwachungsaudit nicht stattgefunden hat. Das Datum auf dem Papier zeigt das nicht. Viele Zertifizierungsstellen führen ein eigenes öffentliches Verzeichnis ihrer gültigen Zertifikate — dort steht der aktuelle Status.

Übersetzungen und Zweitausfertigungen. Fremdsprachige Fassungen eines Zertifikats sind üblich, weichen aber manchmal im Geltungsbereichstext ab. Maßgeblich ist die Fassung der ausstellenden Stelle in der Originalsprache.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler ist, die Prüfung einmalig und pauschal zu machen: „Die Stelle ist akkreditiert, passt.“ Akkreditiert ist kein Zustand, sondern eine Kombination aus Stelle, Norm, Geltungsbereich und Zeitraum. Genau diese Kombination steht auf Ihrem Zertifikat, und genau diese Kombination prüft der Einkäufer Ihres Kunden. Wer nur die erste Hälfte prüft, erfährt die zweite in der Lieferantenbewertung.