Der Akkreditierungsumfang ist die Grenze, innerhalb derer eine Zertifizierungsstelle akkreditierte Zertifikate ausstellen darf. Er besteht aus zwei Achsen: der Norm und dem Wirtschaftszweig. Erst wenn beide zu Ihrem Fall passen, trägt das Zertifikat. Ist eine der beiden Achsen nicht abgedeckt, halten Sie ein Dokument in der Hand, das aussieht wie ein akkreditiertes Zertifikat und in einer Lieferantenprüfung als nicht akkreditiert eingestuft wird.
Die beiden Achsen
Die Norm. Eine Stelle kann für ISO 9001 akkreditiert sein und nicht für ISO 27001. Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme. Managementsystemnormen werden einzeln akkreditiert, weil die Kompetenzanforderungen an Auditoren je Norm unterschiedlich sind.
Der Wirtschaftszweig. Innerhalb einer Norm ist der Umfang nach technischen Sektoren gegliedert. Diese Sektoren orientieren sich an der europäischen Wirtschaftszweigsystematik und werden im Akkreditierungssystem als Codes geführt. Eine Stelle, die für Metallverarbeitung akkreditiert ist, ist damit nicht für Lebensmittelherstellung oder für Gesundheitsdienstleistungen akkreditiert.
Der Hintergrund ist nicht Formalismus. Die Akkreditierungsstelle begutachtet, ob die Zertifizierungsstelle für einen Sektor über kompetente Auditoren verfügt, ob sie deren Kompetenz nachvollziehbar bewertet und ob sie den Auditzeitaufwand für die typische Komplexität dieses Sektors richtig ansetzt. Deshalb wird sektorweise akkreditiert und deshalb muss eine Erweiterung beantragt und begutachtet werden.
Umfang und Geltungsbereich werden ständig verwechselt
Zwei Begriffe, zwei Ebenen:
| Begriff | Betrifft | Steht in |
|---|---|---|
| Akkreditierungsumfang | die Zertifizierungsstelle | Anlage zur Akkreditierungsurkunde, Datenbank der Akkreditierungsstelle |
| Geltungsbereich | Ihr Unternehmen | Ihrem Zertifikat, abgestimmt vor dem Audit |
Der Geltungsbereich Ihres Zertifikats muss vollständig innerhalb des Akkreditierungsumfangs der Stelle liegen. Das ist die einzige Regel, die Sie sich merken müssen — und die Stelle, an der es in der Praxis knirscht.
Ein typischer Fall: Ein Unternehmen ist für die Fertigung zertifiziert und baut ein Servicegeschäft mit Instandhaltung beim Kunden auf. Der Geltungsbereich soll erweitert werden. Die Stelle sagt zu, macht das Audit, stellt das Zertifikat aus. Erst bei der Lieferantenbewertung eines Großkunden fällt auf, dass der neue Tätigkeitsbereich einem Sektor zugeordnet wird, für den die Stelle nicht akkreditiert ist. Das Zertifikat ist damit für den relevanten Teil wertlos, und die Korrektur kostet ein zusätzliches Audit bei einer anderen Stelle.
Was Sie konkret abgleichen müssen
- Ihren Wirtschaftszweig bestimmen. Nicht nach Selbstverständnis, sondern nach der tatsächlichen Tätigkeit. Ein Unternehmen, das Anlagen plant, montiert und wartet, berührt mehrere Sektoren.
- Den Datenbankeintrag der Stelle öffnen und die Norm suchen.
- Prüfen, ob alle betroffenen Sektoren aufgeführt sind — nicht nur der Hauptsektor.
- Mehrere Standorte gesondert prüfen. Bei Standorten im Ausland arbeitet die Stelle häufig mit Schwestergesellschaften oder Partnern, die eigene Akkreditierungen haben.
- Einschränkungen lesen. Manche Einträge enthalten Vorbehalte, etwa den Ausschluss bestimmter Verfahren.
Punkt vier ist der aufwendigste und der, an dem multinationale Zertifizierungen scheitern. Wenn ein Auditor einer Landesgesellschaft ein Werk in einem anderen Land auditiert, muss die Akkreditierung, unter der das Zertifikat ausgestellt wird, diesen Fall abdecken. Lassen Sie sich vorab schriftlich bestätigen, welche Gesellschaft welche Standorte unter welcher Akkreditierung bearbeitet.
Wo der Umfang besonders eng ist
In regulierten und branchenspezifischen Bereichen wird die Sache noch spezieller. Für ISO 13485 kommt es auf die Produktkategorien an, in denen die Stelle Kompetenz nachgewiesen hat — Sterilprodukte und aktive implantierbare Produkte sind dabei nicht dasselbe wie einfache Instrumente. In der Lebensmittelbranche werden die Sektoren nach Produktkategorien und Verarbeitungsstufen unterschieden. Im Laborbereich läuft die Sache über eine völlig andere Akkreditierungsart: Prüf- und Kalibrierlaboratorien werden nach ISO/IEC 17025 akkreditiert, und deren Umfang listet einzelne Prüfverfahren auf, nicht Wirtschaftszweige. Ein Labor darf akkreditierte Ergebnisse nur für genau die Verfahren ausweisen, die in seiner Anlage stehen.
Auch das ist eine häufige Verwechslung: Ein Prüfbericht eines akkreditierten Labors bedeutet nicht, dass jede darin enthaltene Messung akkreditiert erbracht wurde. Seriöse Laborberichte kennzeichnen nicht akkreditierte Verfahren gesondert. Wer Prüfberichte als Nachweis in einer Lieferkette weitergibt, sollte diese Kennzeichnung lesen.
Was Sie tun, wenn der Umfang nicht passt
Es gibt drei Wege, und nur zwei davon sind gut.
Andere Stelle beauftragen. Der saubere Weg. Der Aufwand ist überschaubar, solange Sie es vor dem Audit merken.
Erweiterung abwarten. Möglich, wenn die Stelle die Erweiterung ohnehin betreibt. Lassen Sie sich den Verfahrensstand zeigen, nicht die Absicht. Und prüfen Sie den Datenbankeintrag erneut, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Geltungsbereich zuschneiden. Der Weg, der später Probleme macht. Wenn der problematische Tätigkeitsbereich einfach aus dem Geltungsbereich herausgenommen wird, steht das auf dem Zertifikat — und Ihr Auftraggeber liest genau diese Zeile.
Mehrere Standorte: der Umfang wird noch spezieller
Wer mehrere Standorte in einem Zertifikat zusammenfassen will, betritt ein eigenes Regelwerk. Die Mehrstandort-Zertifizierung erlaubt es, nicht jeden Standort in jedem Jahr zu auditieren, sondern eine Stichprobe zu ziehen. Voraussetzung ist unter anderem eine zentrale Funktion, die das Managementsystem steuert, und ein einheitliches System über alle Standorte hinweg.
Für den Akkreditierungsumfang bedeutet das zweierlei. Erstens muss die Stelle für die Tätigkeiten aller einbezogenen Standorte akkreditiert sein, nicht nur für die der Zentrale. Zweitens gelten für bestimmte Sektoren Einschränkungen: Nicht jede Tätigkeit ist für eine Stichprobenlogik zugelassen, weil das Risiko standortspezifisch ist.
Der praktische Fehler an dieser Stelle sieht harmlos aus. Ein Unternehmen mit Zentrale und drei Werken lässt zertifizieren, die Zentrale steuert, das Zertifikat listet vier Adressen. Ein Jahr später kommt ein Standort mit einer abweichenden Fertigung hinzu, und die Standortliste wird ergänzt. Ob die neue Tätigkeit noch im akkreditierten Sektor liegt und ob sie überhaupt stichprobenfähig ist, prüft in diesem Moment oft niemand. Auffallen wird es beim nächsten Begutachtungsaudit der Akkreditierungsstelle — oder bei einem Kunden.
Melden Sie neue Standorte und neue Tätigkeiten deshalb aktiv an Ihre Zertifizierungsstelle. Die Meldepflicht bei wesentlichen Änderungen steht in Ihrem Zertifizierungsvertrag, und sie ist keine Formalie: Sie ist die Voraussetzung dafür, dass die Stelle den Umfang überhaupt gegenprüfen kann.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist zeitlich. Der Akkreditierungsumfang wird geprüft, wenn das Zertifikat schon ausgestellt ist und ein Kunde nachfragt. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein bezahltes Audit und einen laufenden Dreijahreszyklus. Die Prüfung gehört an den Anfang, in dieselbe Stunde, in der Sie Angebote vergleichen. Sie dauert nicht länger als das Lesen eines Angebots und entscheidet mehr.