Wählen Sie die Stelle nach Akkreditierungsumfang, Auditorenkompetenz und Terminfähigkeit aus — in dieser Reihenfolge. Der Preis ist das letzte Kriterium, weil er zu großen Teilen nicht von der Stelle bestimmt wird, sondern vom Regelwerk. Wer zuerst auf die Angebotssumme schaut, vergleicht die kleinste vorhandene Differenz und übersieht die großen.
Warum der Preis wenig aussagt
Der größte Kostenblock einer Zertifizierung ist die Auditzeit. Die wird nicht frei kalkuliert. Für Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme gibt das Dokument IAF MD 5 vor, wie viele Audittage sich aus der wirksamen Mitarbeiterzahl und der Komplexität der Organisation ergeben. Eine akkreditierte Stelle kann davon nur begrenzt und nur begründet abweichen, weil ihre eigene Akkreditierungsstelle genau das nachprüft.
Damit bleibt als echter Preisunterschied im Wesentlichen der Tagessatz, die Reisekostenregelung und die Zertifikatsgebühr. Wenn ein Angebot trotzdem spürbar günstiger ist, lohnt eine einzige Frage: Wie viele Audittage sind kalkuliert und wie sind sie hergeleitet? In den meisten Fällen klärt sich der Unterschied sofort auf. Entweder wurde mit einer niedrigeren Mitarbeiterzahl gerechnet, weil Teilzeitkräfte oder Leiharbeit nicht mitgezählt wurden, oder es fehlen die Überwachungsaudits in der Summe.
Ein zweiter Punkt fällt erst später auf. Manche Angebote weisen nur das Erstaudit aus. Die Zertifizierung läuft aber über drei Jahre mit jährlichen Überwachungsaudits und einer Rezertifizierung am Ende. Verglichen werden müssen die Gesamtkosten des Zyklus, sonst vergleichen Sie das erste Drittel eines Vertrags.
Der Akkreditierungsumfang entscheidet, ob das Zertifikat trägt
Der wichtigste Prüfpunkt kostet fünf Minuten und wird trotzdem regelmäßig übersprungen. Eine Zertifizierungsstelle ist nicht pauschal akkreditiert, sondern für bestimmte Normen und bestimmte Wirtschaftszweige. Beides steht in der Anlage zur Akkreditierungsurkunde und in der öffentlichen Datenbank der Deutschen Akkreditierungsstelle.
Die häufigste Falle: Die Stelle ist akkreditiert, aber nicht für Ihren Bereich. Ein Zertifikat, das außerhalb des Akkreditierungsumfangs ausgestellt wird, ist ein nicht akkreditiertes Zertifikat — auch wenn die Stelle das Akkreditierungssymbol im Briefkopf führt. In einer Lieferantenprüfung fällt das auf, weil der Prüfer den Umfang gegenliest. Wie Sie das konkret nachschlagen, steht in der Anleitung zur Prüfung der Akkreditierung, und was der Umfang inhaltlich abdeckt, erklärt der Beitrag zum Akkreditierungsumfang.
Bei Branchenstandards ist die Sache noch enger. Für TISAX sind nur von der ENX Association zugelassene Prüfdienstleister möglich, für IATF 16949 nur von der IATF anerkannte Stellen, für EMAS zugelassene Umweltgutachter, für AZAV fachkundige Stellen mit Zulassung durch die Akkreditierungsstelle. Dort erübrigt sich der freie Markt weitgehend, die Liste ist kurz und öffentlich.
Was Sie beim Auditor abfragen sollten
Der Unterschied zwischen einem lehrreichen und einem zähen Audit ist fast immer die Person, die vor Ihnen sitzt. Ein Auditor mit Branchenkenntnis stellt nach zwanzig Minuten die richtigen Fragen. Ein fachfremder Auditor lässt sich erst das Geschäftsmodell erklären — und diese Zeit wird von Ihrer Auditzeit abgezogen, nicht draufgelegt.
Fragen Sie deshalb vor der Beauftragung:
- Für welche technischen Sektoren ist die Stelle akkreditiert, und passt mein Wirtschaftszweig dazu?
- Welche Qualifikation hat der vorgesehene Auditor für genau diesen Sektor?
- Wird ein Fachexperte eingebunden, und wenn ja, für welchen Teil?
- Wie ist der Auditorenwechsel über den Zyklus geplant?
- Wie lange ist der Vorlauf bis zum ersten Termin?
Punkt drei wird unterschätzt. Ein Fachexperte darf das Auditteam fachlich unterstützen, aber nicht allein auditieren. Wenn Ihnen jemand einen Branchenspezialisten verspricht, ist die Rückfrage berechtigt, ob dieser als Auditor oder als Experte im Team eingeplant ist. Der Unterschied entscheidet darüber, wie viel Fachkompetenz tatsächlich im Auditgespräch ankommt.
Warnsignale, bei denen Sie das Angebot aussortieren
Beratung und Zertifizierung aus einer Hand. Für akkreditierte Stellen ist das unzulässig. Wer Ihnen beides anbietet, arbeitet entweder ohne Akkreditierung oder über getrennte Gesellschaften, deren Trennung Sie sich erklären lassen sollten. Warum diese Grenze existiert, behandelt der Beitrag zur Trennung von Beratung und Zertifizierung.
Festpreis ohne Rückfragen. Ohne Angaben zu Standorten, Schichten, Prozessen und Mitarbeiterzahl lässt sich der Auditaufwand nicht bestimmen. Ein Angebot, das ohne diese Angaben zustande kommt, wird nachkalkuliert.
Zusage des Ergebnisses. Formulierungen wie „Zertifizierung garantiert“ oder „bestanden in einem Termin“ sind keine Werbung, sondern ein Befund. Die Zertifizierungsentscheidung muss von Personen getroffen werden, die nicht auditiert haben. Wer das Ergebnis vorab zusagt, hat dieses Prinzip nicht verstanden oder ignoriert es.
Kein Akkreditierungssymbol auf dem Musterzertifikat. Lassen Sie sich vor der Unterschrift ein Musterzertifikat zeigen. Fehlt Symbol und Registriernummer, bekommen Sie ein nicht akkreditiertes Zertifikat.
Die Terminfrage, die am Ende weh tut
Der praktisch teuerste Fehler hat mit dem Vertrag wenig zu tun. Viele Unternehmen zertifizieren, weil ein Kunde oder eine Ausschreibung einen Nachweis zu einem Stichtag verlangt. Ein Erstaudit läuft in zwei Stufen. Zwischen Stufe 1 und Stufe 2 muss Zeit für die Behebung von Feststellungen liegen, danach folgt noch die Zertifizierungsentscheidung durch eine unbeteiligte Person. Wer sechs Wochen vor Angebotsfrist anfängt, schafft das nicht.
Fragen Sie deshalb im Angebotsgespräch nach dem frühestmöglichen Termin für Stufe 2 und nach der üblichen Dauer bis zur Zertifikatsausstellung. Zwei Stellen mit gleichem Preis können sich hier um Monate unterscheiden.
Und noch ein Punkt, der fast immer erst im Vertrag auftaucht: Ihre Stelle wird selbst überwacht. Die Akkreditierungsstelle begleitet dazu Audits bei Kunden. In den Verträgen findet sich deshalb regelmäßig die Pflicht, ein solches Begutachtungsaudit zu dulden. Das ist normal und kein Grund zur Sorge, sollte aber niemanden überraschen, der zum ersten Mal zwei zusätzliche Personen im Auditraum sitzen hat.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge. Erst wird ausgeschrieben, dann verglichen, und ganz zum Schluss fällt auf, dass der Auftraggeber ein akkreditiertes Zertifikat für einen bestimmten Geltungsbereich verlangt, den die günstigste Stelle nicht abdeckt. Klären Sie zuerst, was Ihr Abnehmer genau fordert — Norm, Geltungsbereich, Standorte, Akkreditierung. Danach ist die Auswahl in der Regel eine Entscheidung zwischen zwei oder drei Anbietern, nicht zwischen zwanzig.