Warum Beratung und Zertifizierung getrennt bleiben müssen

Weil ein Zertifikat nur so viel wert ist wie die Unabhängigkeit dessen, der es ausstellt. Wer ein Managementsystem mit aufgebaut hat, kann anschließend nicht neutral beurteilen, ob es die Anforderungen erfüllt — er beurteilt seine eigene Arbeit. Für akkreditierte Zertifizierungsstellen ist das deshalb keine Frage der Haltung, sondern eine Anforderung: Sie dürfen ein System nicht zertifizieren, für das sie innerhalb der letzten zwei Jahre beraten haben.

Was als Beratung gilt

Der Begriff ist weiter gefasst, als die meisten annehmen. Beratung im Sinne der Unparteilichkeitsregeln umfasst nicht nur das klassische Projekt „Wir bauen Ihnen das QM-System auf“. Dazu zählen auch:

• Das Erstellen oder Erarbeiten von Handbüchern, Verfahrensanweisungen und Formularen für einen bestimmten Kunden.
• Unternehmensspezifische Workshops, in denen konkrete Lösungen für diesen Kunden entwickelt werden.
• Die Durchführung interner Audits bei einem Kunden, den man zertifiziert.
• Konkrete Empfehlungen zur Ausgestaltung eines Verfahrens im Audit selbst.

Zulässig bleibt dagegen:

• Allgemeine Information über Anforderungen einer Norm und über das Zertifizierungsverfahren.
• Offene Schulungen, solange sie nicht auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind.
• Die Erläuterung einer Auditfeststellung — was beanstandet wurde und warum, ohne vorzugeben, wie es zu lösen ist.

Die Grenze zwischen den beiden letzten Punkten ist die, an der es im Audit real wird. Ein Auditor darf Ihnen sagen: „Die Wirksamkeit Ihrer Korrekturmaßnahmen ist nicht nachgewiesen.“ Er darf nicht sagen: „Führen Sie ein Formblatt mit den Feldern A, B und C ein, dann passt es.“ Der zweite Satz ist Beratung, und er macht das nachfolgende Audit angreifbar.

Auch aus Ihrer Sicht ist das kein Formalismus. Wenn der Auditor die Lösung vorgibt, prüft er beim nächsten Mal, ob Sie seiner Vorgabe gefolgt sind — nicht, ob Ihr System funktioniert. Der Erkenntniswert des Audits sinkt auf null.

Die Zweijahresfrist und was sie bedeutet

Die Regel für akkreditierte Zertifizierungsstellen ist zeitlich gefasst: Zwischen dem Ende einer Beratungstätigkeit und der Zertifizierung desselben Managementsystems müssen zwei Jahre liegen. Die Frist gilt sowohl für die Organisation als auch für die einzelne Person. Wer als Berater bei Ihnen tätig war, darf innerhalb dieser Frist bei Ihnen weder auditieren noch den Auditbericht prüfen noch die Zertifizierungsentscheidung treffen.

Für Sie hat das eine praktische Folge, die selten vorher bedacht wird: Wenn Sie einen externen Berater für den Systemaufbau beauftragen, prüfen Sie, zu welcher Zertifizierungsstelle dieser gehört oder in welchem Verhältnis er zu ihr steht. Andernfalls schließen Sie sich einen Anbieter für die anschließende Zertifizierung aus — und merken es erst, wenn das Angebot abgelehnt wird.

Die Konstruktionen, die man sieht

Der Markt kennt mehrere Modelle, mit denen die Trennung formal hergestellt und praktisch aufgeweicht wird.

Schwestergesellschaften unter gemeinsamem Dach. Die häufigste Variante. Zwei GmbHs, eine Holding, getrennte Geschäftsführung. Das kann sauber sein, wenn Personal, Weisungswege, Vertrieb und Vergütungssysteme wirklich getrennt sind. Es ist es nicht, wenn dieselben Personen beide Leistungen verkaufen.

Empfehlungsketten. Der Berater empfiehlt eine bestimmte Stelle, die Stelle empfiehlt denselben Berater. Formal ist niemand miteinander verbunden. Eine akkreditierte Stelle darf allerdings nicht den Eindruck erwecken, die Zertifizierung sei einfacher oder günstiger, wenn eine bestimmte Beratung in Anspruch genommen wird. Genau das ist bei solchen Ketten der übermittelte Inhalt.

Der Auditor als Berater beim Nachbarn. Personelle Verflechtungen zeigen sich oft nicht auf Unternehmens-, sondern auf Personenebene. Ein freiberuflicher Auditor, der für eine Stelle auditiert und daneben berät, muss seine Aufträge offenlegen, damit die Stelle Interessenkonflikte bewerten kann.

Der Vorbereitungs-Check der Zertifizierungsstelle. Ein Vorabaudit zur Standortbestimmung ist zulässig, solange es eine Bewertung bleibt und keine Lösungsvorgabe enthält. Wenn daraus ein Maßnahmenplan mit konkreten Umsetzungsvorgaben wird, kippt es in Beratung.

Wie Sie das vor der Beauftragung prüfen

1. Fragen Sie die Stelle direkt, wie sie Unparteilichkeit organisiert und wer den Ausschuss zur Wahrung der Unparteilichkeit besetzt.
2. Fragen Sie nach Verflechtungen mit Beratungsunternehmen, auf Gesellschafts- und auf Personenebene.
3. Legen Sie offen, wer Sie beim Systemaufbau begleitet hat. Die Stelle muss das ohnehin bewerten, und ein spät entdeckter Konflikt kostet Sie den Audittermin.
4. Achten Sie im Angebot auf Formulierungen, die einen einfacheren Ablauf bei bestimmten Beratern nahelegen.
5. Prüfen Sie, ob die Stelle für Ihre Norm und Ihren Sektor akkreditiert ist. Anbieter, die Beratung und Zertifizierung offen kombinieren, haben in der Regel keine Akkreditierung — dann ist die Trennungsfrage ohnehin zweitrangig, weil Sie ein nicht akkreditiertes Zertifikat bekommen.

Wenn es im Audit passiert

Wenn ein Auditor im laufenden Audit konkrete Lösungen vorgibt, sprechen Sie es an. In den meisten Fällen ist es Gewohnheit und nicht Absicht — erfahrene Auditoren wissen, wie eine Lösung aussieht, und Menschen teilen ihr Wissen gern. Bleibt es dabei oder entsteht der Eindruck eines wirtschaftlichen Interesses, ist das ein Fall für das Beschwerdeverfahren, nicht für einen Einspruch gegen eine Feststellung.

Wie Stellen ihre Unparteilichkeit organisieren

Die Anforderung ist nicht auf ein Verbot beschränkt. Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle muss Risiken für ihre Unparteilichkeit laufend identifizieren, bewerten und behandeln — auch solche, die aus Eigentümerstrukturen, aus dem Vertrieb oder aus persönlichen Beziehungen entstehen. Dafür gibt es ein dokumentiertes Verfahren und ein Gremium, das die Wahrung der Unparteilichkeit überwacht und in dem die betroffenen Interessengruppen vertreten sind.

Für Sie ist das kein Selbstzweck. Genau dieses Gremium ist die Adresse, wenn Ihnen im Verhältnis zu Ihrer Stelle etwas struktureller vorkommt als eine einzelne Meinungsverschiedenheit. Und es ist der Punkt, den die Akkreditierungsstelle bei der Begutachtung prüft.

Ein zweiter Mechanismus wirkt in dieselbe Richtung: Die Zertifizierungsentscheidung darf nicht von den Personen getroffen werden, die auditiert haben. Auditor und Entscheider sind getrennt. Das schützt nicht nur vor Gefälligkeit, sondern auch vor dem umgekehrten Fall — dem Auditor, der eine Feststellung durchdrücken will, weil er sich im Audit festgelegt hat.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler wird vor dem ersten Audit gemacht und fällt erst danach auf: Ein Unternehmen lässt sich vom selben Haus beraten, das später zertifizieren soll, weil es bequem und aus einer Hand ist. Zwei Jahre später steht die Frage im Raum, ob das Zertifikat unter Verletzung der Unparteilichkeitsregeln zustande kam. Die Klärung führt über die Akkreditierungsstelle und dauert. Die zwei gesparten Abstimmungsrunden am Anfang stehen dann gegen ein Zertifikat, dessen Bestand offen ist.