Ihr Zertifikat verschwindet nicht, aber seine Grundlage. Verliert die ausstellende Stelle die Akkreditierung für die betroffene Norm oder den betroffenen Sektor, darf sie in diesem Bereich keine akkreditierten Zertifikate mehr ausstellen oder erneuern. Bestehende Dokumente bleiben zunächst physisch gültig — nur ist die Aussage „akkreditiertes Zertifikat“, die Ihr Kunde verlangt, nicht mehr belastbar. Sie brauchen deshalb einen Übergang zu einer anderen Stelle, und Sie brauchen ihn zeitnah.
Die drei Stufen und was sie bedeuten
Akkreditierungsstellen greifen abgestuft ein. Für Sie als zertifiziertes Unternehmen sind die Folgen sehr unterschiedlich.
| Maßnahme | Was die Stelle noch darf | Was Sie tun sollten |
|---|---|---|
| Einschränkung | Alles außerhalb der entzogenen Normen oder Sektoren | Prüfen, ob Ihre Norm und Ihr Sektor betroffen sind |
| Aussetzung | Im betroffenen Bereich keine neuen oder erneuerten akkreditierten Zertifikate | Zeitplan der Stelle einfordern, Alternativen vorbereiten |
| Rücknahme | Im betroffenen Bereich nichts mehr | Transfer einleiten |
Die Einschränkung ist der Fall, der am häufigsten übersehen wird, weil die Stelle weiterhin als akkreditiert in der Datenbank steht. Ob Sie betroffen sind, entscheidet sich erst beim Abgleich des Umfangs mit Ihrem Zertifikat. Der Beitrag zum Akkreditierungsumfang beschreibt, wie dieser Abgleich funktioniert.
Die Aussetzung ist zeitkritisch. Fällt ein anstehendes Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit in die Aussetzungsphase, kann die Stelle das Ergebnis nicht akkreditiert bestätigen. Ihr Zyklus läuft aber weiter. Genau hier entsteht die Lücke.
Der Zeitdruck kommt von Ihrem Zyklus, nicht von der Akkreditierungsstelle
Das ist der Punkt, der in dieser Situation am häufigsten falsch eingeschätzt wird. Viele Unternehmen warten ab, ob sich die Lage bei ihrer Stelle klärt. Währenddessen läuft das eigene Zertifikat auf sein Ablaufdatum zu.
Zwei Termine bestimmen Ihren Handlungsspielraum:
Das nächste turnusmäßige Audit. Überwachungsaudits müssen in ihrem Zeitfenster stattfinden. Wird das versäumt, kann die Zertifizierung ausgesetzt werden — und ein ausgesetztes Zertifikat ist nicht transferfähig. Aus einem lösbaren Problem wird dann eine Erstzertifizierung.
Das Ablaufdatum des Zertifikats. Nach Ablauf ist ein Transfer ausgeschlossen. Die Wiederherstellung einer abgelaufenen Zertifizierung ist an enge Bedingungen und ein Zeitfenster von sechs Monaten nach Ablauf gebunden und setzt voraus, dass die ausstehenden Rezertifizierungstätigkeiten abgeschlossen werden. Sie ist keine Planungsoption, sondern eine Ausnahme.
Rechnen Sie deshalb rückwärts von diesen beiden Daten und nicht von der Ankündigung Ihrer Zertifizierungsstelle, die Sache werde sich klären.
Was Sie in der ersten Woche tun
- Status verifizieren. Rufen Sie den Eintrag in der Datenbank der Akkreditierungsstelle auf. Notieren Sie Datum, Status, betroffene Normen und Sektoren. Verlassen Sie sich nicht auf ein Rundschreiben.
- Betroffenheit klären. Ist Ihre Norm dabei? Ist Ihr Sektor dabei? Wenn nein, ist der Vorgang für Sie folgenlos.
- Eigene Termine feststellen. Wann ist das nächste Audit fällig, wann läuft das Zertifikat ab?
- Schriftliche Auskunft der Stelle einholen. Fragen Sie konkret: Wie werden bestehende Zertifikate behandelt, welche Übergangsregelung hat die Akkreditierungsstelle vorgegeben, wann können anstehende Audits akkreditiert durchgeführt werden?
- Abnehmer informieren, bevor sie fragen. Ein Kunde, der es selbst herausfindet, bewertet die Sache anders als einer, dem Sie es mit einem Plan mitteilen.
Punkt fünf ist unbequem und trotzdem richtig. Große Einkaufsorganisationen prüfen Zertifikate systematisch nach. Wenn dabei ein Statusproblem auffällt, das Sie kannten und nicht kommuniziert haben, ist das ein Vertrauensschaden, der über die Zertifikatsfrage hinausgeht.
Der Übergang zur neuen Stelle
Der Weg führt über das Transferverfahren, wenn Ihr Zertifikat gültig, nicht ausgesetzt und zum Ausstellungszeitpunkt akkreditiert gedeckt war. Die aufnehmende Stelle prüft in dieser Konstellation gründlicher als sonst. Sie will insbesondere wissen, ob Ihre Auditberichte inhaltlich tragen und ob die Abweichungen ordentlich behandelt wurden — schließlich steht die Arbeitsweise der abgebenden Stelle im Zweifel.
Stellen Sie die Unterlagen deshalb vollständig zusammen: Zertifikat, alle Auditberichte des laufenden Zyklus, Nachweise zur Schließung von Abweichungen, Angaben zu Änderungen seit dem letzten Audit. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag zum Wechsel der Zertifizierungsstelle.
Rechnen Sie damit, dass die neue Stelle ein zusätzliches Audit ansetzt. Das ist in dieser Situation fachlich nachvollziehbar und im Vergleich zu einer vollständigen Erstzertifizierung immer noch die günstigere Variante.
Wenn kein Transfer möglich ist
Wenn Ihr Zertifikat nie akkreditiert gedeckt war — etwa weil es außerhalb des Umfangs ausgestellt wurde — greift das Transferverfahren nicht. Dann steht eine Erstzertifizierung mit Stufe 1 und Stufe 2 an. Das ist ärgerlich, aber planbar. Der Aufwand liegt weniger im Audit als im Vorlauf: Termine, Angebotsvergleich, Abstimmung des Geltungsbereichs. Beginnen Sie mit der Auswahl einer neuen Stelle und prüfen Sie diesmal den Umfang vor der Beauftragung.
Vorbeugen kostet zehn Minuten im Jahr
Der Statusverlust einer Zertifizierungsstelle kommt selten überraschend für Menschen, die einmal jährlich in die Datenbank schauen. Setzen Sie sich eine Wiedervorlage, sinnvollerweise vier bis sechs Wochen vor dem Überwachungsaudit. Prüfen Sie dabei Status, Laufzeit, Normen und Sektoren und legen Sie einen datierten Ausdruck zu den Auditunterlagen. Wie das geht, steht in der Anleitung zur Prüfung der Akkreditierung.
Was Sie Ihren Kunden schreiben
Halten Sie die Mitteilung kurz und faktisch. Drei Sätze reichen: was passiert ist, was das für Ihr Zertifikat bedeutet, welcher Schritt bis wann folgt. Vermeiden Sie Bewertungen der Zertifizierungsstelle — Sie kennen die Gründe nicht, und Spekulationen kommen zurück.
Nützlich ist eine Angabe, die Ihre Kunden entlastet: das Datum, zu dem der Nachweis wieder vollständig sein wird. Einkaufsorganisationen brauchen für ihre eigene Dokumentation einen Termin, an dem sie den Vorgang wiedervorlegen können. Wer diesen Termin liefert und einhält, kommt aus der Sache mit einem besseren Ergebnis heraus als jemand, der abwartet und auf Nachfragen reagiert.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist Abwarten mit guten Gründen. Die Stelle beschwichtigt, ein Verfahren läuft, die Sache scheint offen. In dieser Zeit vergeht das Fenster für das nächste Überwachungsaudit. Danach ist das Zertifikat ausgesetzt, der Transfer versperrt, und die einzige verbleibende Option ist die teuerste. Setzen Sie sich ein eigenes Entscheidungsdatum, unabhängig davon, was Ihre Zertifizierungsstelle in Aussicht stellt.