Über ein Transferverfahren. Sie beauftragen eine neue akkreditierte Stelle, diese prüft die Unterlagen Ihres laufenden Zertifizierungszyklus und übernimmt die Zertifizierung, ohne dass eine vollständige Neuzertifizierung nötig wäre. Voraussetzung ist ein gültiges, akkreditiertes und nicht ausgesetztes Zertifikat. Den alten Vertrag kündigen Sie erst, wenn die Übernahme bestätigt ist — nicht vorher.
Was die neue Stelle sehen will
Die Vorprüfung vor dem Transfer ist kein Formalakt. Die aufnehmende Stelle muss beurteilen können, ob sie eine belastbare Zertifizierung übernimmt oder ein Problem. Regelmäßig angefordert werden:
- Das aktuelle Zertifikat mit Geltungsbereich, Registriernummer und Ablaufdatum.
- Die Auditberichte des laufenden Zyklus, mindestens Rezertifizierungsaudit und alle seither durchgeführten Überwachungsaudits.
- Der Status aller Abweichungen aus diesen Audits — geschlossen, offen, mit welcher Frist.
- Beschwerden von Kunden und deren Bearbeitung, soweit sie das Managementsystem betreffen.
- Angaben zu Änderungen seit dem letzten Audit: Standorte, Prozesse, Mitarbeiterzahl, Geltungsbereich.
Punkt drei ist der Prüfstein. Offene Hauptabweichungen machen einen Transfer praktisch unmöglich. Die neue Stelle würde eine Zertifizierung übernehmen, deren Bestand ungeklärt ist — das tut niemand. Wenn Sie also wechseln wollen, schließen Sie zuerst die offenen Punkte bei der alten Stelle ab. Auch das ist ein Grund, warum ein Wechsel „aus Verärgerung über das Auditergebnis“ selten funktioniert.
Punkt fünf wird unterschätzt. Wenn sich seit dem letzten Audit wesentliche Dinge geändert haben, kann die neue Stelle ein zusätzliches Audit ansetzen. Das ist zulässig und in solchen Fällen fachlich richtig.
Der Ablauf in der Praxis
Angebote einholen. Wie bei jeder Auswahl einer Zertifizierungsstelle mit identischen Grunddaten. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass es sich um einen Transfer handelt und wann Ihr Zyklus endet — beides beeinflusst das Angebot erheblich.
Akkreditierungsumfang prüfen. Die neue Stelle muss für Ihre Norm und Ihren Wirtschaftszweig akkreditiert sein. Ein Transfer an eine Stelle mit unpassendem Umfang ist ein teurer Umweg. Der Beitrag zum Akkreditierungsumfang erklärt, was Sie abgleichen.
Unterlagen zusammenstellen und Vorprüfung durchlaufen lassen. Diese Prüfung erfolgt durch fachlich kompetente Personen der neuen Stelle, in aller Regel als Dokumentenprüfung. Ein Vor-Ort-Besuch ist möglich, wenn Fragen offen bleiben.
Übernahmebestätigung abwarten. Erst jetzt haben Sie Sicherheit.
Alten Vertrag kündigen und die alte Stelle über den Transfer informieren. Diese darf den Transfer nicht behindern, muss Ihnen aber auch keine Unterlagen liefern, die über das vertraglich Vereinbarte hinausgehen. Sichern Sie sich Auditberichte, solange das Verhältnis intakt ist.
Erstes Audit unter neuer Stelle. Meist das nächste turnusgemäße Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit.
Der Zeitpunkt entscheidet über die Kosten
Hier liegt der praktisch relevanteste Punkt des ganzen Themas, und er wird fast immer falsch eingeschätzt.
| Zeitpunkt | Folge |
|---|---|
| Kurz nach einem Überwachungsaudit | Unterlagen sind frisch, Abweichungen abgearbeitet, voller Abstand bis zum nächsten Audit |
| Mitten im Zyklus, Abweichungen offen | Vorprüfung stockt, Zusatzaudit wahrscheinlich |
| Kurz vor Ablauf des Zertifikats | Die neue Stelle muss ohnehin die Rezertifizierung fahren, der Transfervorteil entfällt |
| Nach Ablauf des Zertifikats | Kein Transfer möglich, reguläres Erstaudit in zwei Stufen |
Die dritte Zeile erklärt, warum viele Wechsel enttäuschen. Wer drei Monate vor Zertifikatsablauf wechselt, spart nichts: Die neue Stelle führt die Rezertifizierung durch, der Aufwand entspricht dem regulären Rezertifizierungsaudit. Der Wechsel ist trotzdem sinnvoll, wenn die Gründe fachlich sind — er ist nur kein Sparmodell.
Die vierte Zeile ist die eigentliche Fristfalle. Läuft das Zertifikat aus, endet die Transferfähigkeit. Ein abgelaufenes Zertifikat kann von der neuen Stelle nicht übernommen werden, weil es keine gültige Zertifizierung mehr gibt.
Was der Wechsel nicht bewirkt
Er setzt den Zyklus nicht zurück. Die neue Stelle übernimmt Ablaufdatum und Auditrhythmus. Wer hofft, durch einen Wechsel ein Überwachungsaudit zu überspringen, plant an der Systematik vorbei.
Er ändert die Anforderungen nicht. Die Norm ist dieselbe, die Auslegung wird über die Akkreditierung vereinheitlicht. Eine Abweichung, die die alte Stelle festgestellt hat, wird die neue Stelle mit hoher Wahrscheinlichkeit ebenfalls sehen — sie liest den Bericht.
Er reduziert die Audittage nicht nennenswert. Der Auditzeitaufwand ergibt sich aus Ihrer Organisation, nicht aus dem Anbieter.
Er verschafft keinen Neustart bei laufenden Konflikten. Wenn Sie eine Feststellung für falsch halten, ist der Weg der Einspruch gegen die Feststellung, nicht der Anbieterwechsel.
Sonderfälle
Bei Standards mit eigener Zulassungssystematik gelten zusätzliche Regeln. Im Automotive-Bereich ist der Wechsel der Zertifizierungsstelle für IATF 16949 an enge Vorgaben gebunden, unter anderem an Meldefristen und an Beschränkungen kurz vor oder nach bestimmten Auditereignissen. Bei TISAX ist das Ergebnis kein Zertifikat, sondern ein Label mit Gültigkeitsdauer, das über die Plattform der ENX Association verwaltet wird — ein klassischer Transfer existiert dort nicht. Bei EMAS wechseln Sie den Umweltgutachter, und die Registrierung läuft über die zuständige Registrierungsstelle. Prüfen Sie in diesen Fällen die jeweilige Verfahrensregel, bevor Sie kündigen.
Was Sie sich vor der Kündigung sichern
Der Zugriff auf Unterlagen endet mit dem Vertragsverhältnis oft schneller als gedacht. Sichern Sie deshalb, solange das Verhältnis intakt ist:
- Alle Auditberichte des laufenden Zyklus als PDF, nicht als Portalzugang.
- Die Abweichungsmeldungen samt Ihrer Stellungnahmen und der Schließungsbestätigungen.
- Das aktuelle Zertifikat und dessen Anlagen in ausstellbarer Qualität.
- Die Auditpläne, weil daraus die Abdeckung von Prozessen und Standorten hervorgeht.
- Die Herleitung der Audittage aus dem Angebot, für den Vergleich mit dem neuen Anbieter.
Portalzugänge werden nach Vertragsende regelmäßig abgeschaltet. Wer die Berichte nur dort liegen hat, steht in der Vorprüfung der neuen Stelle ohne Unterlagen da — und muss sie bei der Stelle anfordern, die er gerade gekündigt hat.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge: erst kündigen, dann suchen. Wer den Vertrag mit der alten Stelle beendet und danach Angebote einholt, riskiert eine Lücke zwischen Vertragsende und Übernahme. In dieser Lücke ist unklar, wer für Ihr Zertifikat zuständig ist und wer ein anstehendes Überwachungsaudit durchführt. Wird das Überwachungsaudit nicht fristgerecht durchgeführt, droht die Aussetzung des Zertifikats — und ein ausgesetztes Zertifikat ist nicht transferfähig. Aus einem Wechsel wird dann eine Erstzertifizierung.