Ein Transfer lohnt sich, wenn das Problem strukturell ist und über den nächsten Zyklus fortbestehen würde: fehlende Branchenkompetenz im Auditteam, wiederkehrende Terminprobleme, ein Akkreditierungsumfang, der Ihre Entwicklung nicht mehr abdeckt, oder Konditionen, die deutlich vom Markt abweichen. Er lohnt sich nicht als Reaktion auf eine einzelne Feststellung, die Ihnen nicht gefallen hat — dafür gibt es das Einspruchsverfahren.
Gute Gründe
Der Auditor passt fachlich nicht. Wenn Sie in jedem Audit die Hälfte der Zeit damit verbringen, Ihr Verfahren zu erklären, verlieren Sie Auditzeit und Erkenntniswert. Ein Wechsel ist gerechtfertigt, wenn die Stelle für Ihren Sektor keinen passenden Auditor stellen kann. Fragen Sie das vorher direkt: Wie viele Auditoren mit Kompetenz für meinen Sektor haben Sie? Die Antwort „einen“ erklärt Ihre Terminprobleme gleich mit.
Terminvorlauf und Zuverlässigkeit. Wenn Auditverschiebungen zur Regel werden, ist das nicht nur unangenehm. Überwachungsaudits haben ein Zeitfenster, und wer es überschreitet, riskiert die Aussetzung des Zertifikats. Eine Stelle, die Termine nicht hält, verlagert dieses Risiko auf Sie.
Der Akkreditierungsumfang deckt Ihr Geschäft nicht mehr. Neue Standorte, neue Tätigkeitsfelder, neue Normen. Wenn die bisherige Stelle den erweiterten Bereich nicht abdeckt und die Erweiterung nicht absehbar ist, ist der Wechsel die schnellere Lösung. Warum das kritisch ist, erklärt der Beitrag zum Akkreditierungsumfang.
Konsolidierung mehrerer Normen. Wer nacheinander Managementsysteme aufgebaut hat, sitzt oft auf drei Zertifikaten von zwei oder drei Stellen mit versetzten Zyklen. Das bedeutet mehrere Auditwochen pro Jahr statt einer kombinierten. Eine Zusammenführung bei einer Stelle spart real Zeit — allerdings müssen die Zyklen dafür synchronisiert werden, was einmalig zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Kundenanforderung. Wenn ein Großkunde eine Stelle mit bestimmter Anerkennung verlangt, ist die Entscheidung getroffen. Das kommt bei branchenspezifischen Programmen vor, etwa im Automotive-Umfeld.
Die Akkreditierung der Stelle ist gefährdet. Der dringlichste Fall. Was dann zu tun ist, behandelt der Beitrag zum Verlust der Akkreditierung.
Schlechte Gründe
Unzufriedenheit mit einer Feststellung. Die neue Stelle liest die Auditberichte des laufenden Zyklus. Ein Wechsel mitten in offenen Abweichungen fällt in der Vorprüfung auf und führt eher zu einem Zusatzaudit als zu einem sauberen Übergang. Wenn Sie eine Feststellung für sachlich falsch halten, ist der Einspruch das vorgesehene Mittel.
Die Erwartung eines milderen Auditors. Die Auslegung wird über die Akkreditierung vereinheitlicht, und die Akkreditierungsstelle begleitet Audits stichprobenartig vor Ort. Eine Stelle, die systematisch milder prüft, hätte selbst ein Problem.
Ein Angebot, das deutlich unter dem Marktniveau liegt. Der Auditzeitaufwand ist weitgehend vorgegeben. Ein auffällig günstiges Angebot beruht meist auf anderen Grunddaten. Lassen Sie sich die Herleitung der Audittage zeigen, bevor Sie vergleichen.
Die Hoffnung auf einen neuen Zyklus. Der Zyklus läuft weiter. Ablaufdatum und Auditrhythmus werden übernommen.
Der Zeitpunkt im Zyklus
Ein Zertifizierungszyklus für Managementsysteme läuft über drei Jahre mit jährlichen Überwachungsaudits. Das erste Überwachungsaudit nach einer Erstzertifizierung muss innerhalb von zwölf Monaten nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung stattfinden — nicht nach dem Audittermin. Diese Unterscheidung wird regelmäßig übersehen und verschiebt den Stichtag um Wochen.
Für den Transfer heißt das:
- Direkt nach einem Überwachungsaudit: ideal. Unterlagen aktuell, Abweichungen geschlossen, maximaler zeitlicher Puffer.
- Etwa in der Mitte zwischen zwei Audits: brauchbar, sofern nichts offen ist.
- Im letzten Halbjahr vor Ablauf: der Transfervorteil verschwindet, weil die neue Stelle die Rezertifizierung durchführen muss.
- Nach Ablauf: kein Transfer mehr möglich.
Der letzte Punkt hat noch eine Verlängerung, die wenige kennen. Wenn eine Rezertifizierung nicht vor dem Ablaufdatum abgeschlossen wird, kann die Zertifizierung unter bestimmten Bedingungen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf wiederhergestellt werden, sofern die ausstehenden Rezertifizierungstätigkeiten abgeschlossen werden. Danach ist ein vollständiges Verfahren mit Stufe 2 erforderlich. Diese Wiederherstellung ist kein Automatismus und kein Planungsinstrument — sie ist eine Notlösung, und die Zertifizierung wird nicht rückwirkend auf den Ablaufzeitpunkt zurückdatiert. Für die Zeit dazwischen gibt es keinen gültigen Nachweis.
Die Rechnung ehrlich aufstellen
Vergleichen Sie nicht das Transferangebot mit dem bisherigen Jahresbetrag, sondern die Gesamtkosten der verbleibenden Zykluszeit mit den Gesamtkosten des Wechsels. In die zweite Spalte gehören: die Vorprüfung, interne Aufwände für die Zusammenstellung der Unterlagen, gegebenenfalls ein Zusatzaudit, der Einarbeitungsaufwand für ein neues Auditteam und die Zeit, die Ihre Qualitätsverantwortlichen dafür binden.
Der unsichtbare Posten ist der letzte. Ein Wechsel bindet interne Kapazität über mehrere Wochen. Wenn der Grund nur ein moderater Preisunterschied ist, rechnet sich das selten. Wenn der Grund fachliche Kompetenz oder Terminfähigkeit ist, rechnet es sich fast immer — nur nicht im ersten Jahr.
Was Sie vor der Entscheidung schriftlich brauchen
Ein Transfer wird meist mündlich angebahnt und dann schriftlich teuer. Vier Punkte gehören vor der Beauftragung in ein Dokument.
Die Bestätigung, dass der laufende Zyklus übernommen wird. Mit Ablaufdatum und den Terminen der verbleibenden Überwachungsaudits. Wenn die neue Stelle stattdessen eine Erstzertifizierung anbietet, ist das ein anderes Produkt zu einem anderen Preis.
Die Aufstellung der Kosten für die verbleibende Zykluszeit. Vorprüfung, Audittage je Termin, Reisekosten, Zertifikatsgebühr. Vergleichbar wird das nur, wenn beide Stellen dieselbe Struktur ausweisen.
Die Bedingungen, unter denen ein Zusatzaudit anfällt. Die neue Stelle darf eines ansetzen. Sie sollten vorher wissen, in welchen Fällen und zu welchen Konditionen.
Der Bestätigungsvorbehalt. Formulieren Sie die Beauftragung so, dass sie erst mit der positiven Vorprüfung wirksam wird. Andernfalls haben Sie einen Vertrag und im ungünstigen Fall keinen Transfer.
Wer diese vier Punkte einholt, merkt außerdem schnell, wie belastbar die neue Stelle arbeitet. Eine Stelle, die den Zyklusstand nicht sauber abbildet, wird ihn auch nicht sauber fortführen.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, den Transfer als Verhandlungsdrohung einzusetzen, ohne ihn vorbereitet zu haben. Die Stelle kennt den Markt und weiß, dass der Auditzeitaufwand kaum verhandelbar ist. Wer stattdessen mit einem konkreten Angebot einer anderen akkreditierten Stelle und einem sauberen Zyklusstand kommt, verhandelt aus einer Position, die tragfähig ist — und kann den Wechsel im Zweifel auch durchziehen.