Der Transfer ist der geregelte Weg, die Zertifizierungsstelle zu wechseln, ohne die Zertifizierung von vorn zu beginnen. Eine andere akkreditierte Stelle übernimmt Ihr bestehendes Zertifikat, stellt ein eigenes mit demselben Geltungsbereich aus und führt den laufenden Zyklus fort. Das Verfahren ist international einheitlich beschrieben, damit ein Wechsel nicht zum Schlupfloch wird.
Die drei harten Voraussetzungen
Erstens muss das bestehende Zertifikat gültig und akkreditiert sein. Ein nicht akkreditiertes Zertifikat lässt sich nicht in ein akkreditiertes überführen; hier bleibt nur die Erstzertifizierung. Was ein solches Papier taugt, ordnet der Beitrag was ein nicht akkreditiertes Zertifikat wert ist ein.
Zweitens darf kein offenes Verfahren laufen. Ausgesetzte Zertifikate, angekündigte Rücknahmen und ungeklärte Hauptabweichungen sind Ausschlussgründe. Die aufnehmende Stelle fragt danach und muss den Punkt dokumentieren.
Drittens muss der Geltungsbereich vom Akkreditierungsumfang der neuen Stelle gedeckt sein — Norm und technischer Sektor. Das ist der Punkt, an dem Transfers am häufigsten schon im Angebotsstadium scheitern, weil die neue Stelle für Ihren Sektor nicht akkreditiert ist.
Was in der Übernahmeprüfung tatsächlich passiert
Die aufnehmende Stelle sichtet die Unterlagen des laufenden Zyklus: den letzten Zertifizierungsbericht, die Überwachungsberichte, Abweichungen mit Nachweisen ihrer Wirksamkeit, den Auditplan und die zugrunde gelegte Auditzeit. Sie bewertet, ob die bisherige Arbeit den Regeln entspricht und ob sie das Ergebnis mittragen kann.
Genau hier liegt eine Falle, die kaum jemand vorher bedenkt. Sind die alten Auditzeiten zu knapp bemessen oder passt die Fachkunde der eingesetzten Auditoren nicht zum Sektor, kann die neue Stelle den Zyklus nicht einfach fortsetzen. Sie verlangt dann zusätzliche Audittage oder lehnt den Transfer ab. Aus Sicht des Unternehmens wirkt das wie Schikane, ist aber die Konsequenz daraus, dass sie für das übernommene Zertifikat einsteht.
Die Fristfalle vor der Rezertifizierung
Ein Transfer kurz vor Ablauf des Zyklus ist der schwierigste Fall. Steht die Rezertifizierung an, muss diese ohnehin durchgeführt werden — und zwar so, dass sie vor dem Ablaufdatum abgeschlossen ist, einschließlich Abweichungsbearbeitung und Zertifizierungsentscheidung. Kommt der Transferwunsch erst wenige Wochen vorher, reicht die Zeit für Übernahmeprüfung, Auditplanung, Audit, Korrekturen und Entscheidung meist nicht.
Was dann passiert, ist teuer: Das Zertifikat läuft ab, die Kette ist unterbrochen, und die neue Stelle beginnt mit einer Erstzertifizierung in zwei Stufen. Wer wechseln will, plant den Transfer deshalb sinnvollerweise im Anschluss an ein Überwachungsaudit, nicht vor der Rezertifizierung.
Was Sie nebenher nicht vergessen dürfen
Mit dem alten Zertifikat endet das Recht am alten Zertifizierungszeichen. Und lassen Sie sich bestätigen, dass die abgebende Stelle ihren Eintrag im Zertifikatsregister anpasst, damit nicht zwei Einträge parallel stehen. Ob sich der Aufwand überhaupt lohnt, hängt vom Anlass ab — wann ein Transfer des Zertifikats sinnvoll ist geht die typischen Gründe durch.