Ein Zertifikatsregister ist die Stelle, an der sich ein vorgelegtes Zertifikat überprüfen lässt. Zertifizierungsstellen für Managementsysteme sind verpflichtet, Auskunft über Gültigkeit und Geltungsbereich der von ihnen ausgestellten Zertifikate zu geben. Die meisten lösen das mit einer öffentlichen Suchmaske, in der Firmenname, Zertifikatsnummer oder Standort abgefragt werden können.
Drei Ebenen, die man nicht verwechseln sollte
Die erste Ebene ist das Register der Zertifizierungsstelle. Es beantwortet: Hat diese Stelle dieses Zertifikat ausgestellt, und gilt es noch?
Die zweite Ebene ist die Datenbank der Akkreditierungsstelle. Sie beantwortet eine andere Frage, nämlich ob die ausstellende Stelle für diese Norm und diesen Sektor überhaupt akkreditiert ist. Das ist der Akkreditierungsumfang. Ein echtes Zertifikat einer Stelle ohne passenden Umfang ist möglich und in einer Ausschreibung wertlos.
Die dritte Ebene sind übergreifende Datenbanken, in denen Zertifikate mehrerer Stellen zusammengeführt werden — teils von den internationalen Dachorganisationen betrieben, teils von Programmträgern für ihre eigenen Standards. Im Automobilbereich und bei Informationssicherheitsprogrammen ist der Eintrag in der Programmdatenbank sogar wichtiger als das PDF, weil Abnehmer den Status direkt dort abrufen. Wie das im Automobilumfeld läuft, steht unter Branche Automotive.
Was ein Registereintrag tatsächlich aussagt
Er sagt: Diese Stelle steht zu diesem Zertifikat. Er sagt nicht, dass der Geltungsbereich zu Ihrem Beschaffungsvorgang passt. Genau daran scheitern Lieferantenfreigaben regelmäßig. Der Eintrag ist gültig, der Geltungsbereich umfasst aber nur den Handel und nicht die Fertigung, oder nur einen Standort und nicht den, der liefert.
Lesen Sie deshalb im Registereintrag immer den Geltungsbereichstext, nicht nur den Status. Er ist der eigentliche Inhalt des Zertifikats; Nummer und Laufzeit sind Verwaltung.
Die Lücke nach der Entscheidung
Zwischen der Zertifizierungsentscheidung durch den Zertifizierungsentscheider und dem sichtbaren Registereintrag liegt eine Bearbeitungszeit. In dieser Phase existiert das Zertifikat, ist aber online nicht auffindbar. Wenn Sie das Zertifikat für eine Ausschreibung mit fester Abgabefrist brauchen, ist das ein echtes Risiko: Der Einkauf prüft das Register, findet nichts und wertet Sie aus.
Der praktische Umgang damit ist unspektakulär und wirksam. Fragen Sie Ihre Stelle nach einer schriftlichen Bestätigung der Zertifizierungsentscheidung mit Nummer und Geltungsbereich und reichen Sie diese zusammen mit dem Zertifikat ein. Und planen Sie Rezertifizierungstermine nicht auf den letzten Drücker vor einem Abgabetermin.
Nach einem Wechsel steht man kurz in zwei Registern
Beim Transfer eines Zertifikats kommt es vor, dass die abgebende Stelle ihren Eintrag noch nicht entfernt hat, während die aufnehmende ihren schon veröffentlicht. Zwei gültig wirkende Einträge zur selben Firma sind kein Fehler von Ihnen, erzeugen bei Prüfern aber Rückfragen. Bitten Sie die abgebende Stelle beim Transfer ausdrücklich um die Löschung oder Statusänderung und halten Sie den Vorgang schriftlich fest.