Glossar

Zertifizierungsentscheider

Der Zertifizierungsentscheider ist die Person in einer Zertifizierungsstelle, die auf Grundlage der Auditunterlagen über Erteilung, Aufrechterhaltung oder Entzug eines Zertifikats entscheidet und selbst nicht am Audit beteiligt war.

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Auditorin macht Notizen bei einer Betriebsbegehung

Über Ihr Zertifikat entscheidet nicht der Auditor, der im Betrieb war. Die Entscheidung trifft eine Person, die am Audit nicht beteiligt war und ausschließlich auf Grundlage der Unterlagen urteilt. Diese Trennung schreibt ISO/IEC 17021 vor, und sie erklärt einen Großteil dessen, was Unternehmen am Verfahren als schwerfällig empfinden.

Was der Entscheider bewertet

Auf seinem Tisch liegen Auditplan, Auditbericht, Feststellungen, die Nachweise zu geschlossenen Abweichungen und der beantragte Geltungsbereich. Er prüft dreierlei: ob die Auditzeit den Vorgaben entspricht, ob die dokumentierten Feststellungen die Empfehlung tragen und ob der Geltungsbereich durch den Akkreditierungsumfang seiner Stelle gedeckt ist.

Der letzte Punkt fällt in der Praxis öfter auf als erwartet. Ein Unternehmen erweitert kurz vor dem Audit seine Tätigkeit, der Auditor nimmt das auf, und im Entscheidungsschritt zeigt sich, dass die Stelle für den neuen Sektor nicht akkreditiert ist. Dann wird der Geltungsbereich gekürzt — oder das Verfahren stockt.

Warum das Zertifikat auf sich warten lässt

Am letzten Audittag steht eine Empfehlung, kein Ergebnis. Zwischen dieser Empfehlung und dem Zertifikat liegen die Korrekturmaßnahmen zu offenen Abweichungen samt Ursachenanalyse und Wirksamkeitsnachweis, die Prüfung dieser Nachweise durch das Auditteam und schließlich die Entscheidung.

Für Unternehmen mit einem Ausschreibungstermin ist das die entscheidende Rechnung. Wer das Zertifikat zu einem festen Datum braucht, muss vom Datum aus rückwärts planen und dabei die gesamte Strecke ansetzen, nicht nur den Audittermin. Eine Stelle, die im Angebotsgespräch eine Zertifikatsausstellung „direkt nach dem Audit“ in Aussicht stellt, beschreibt nicht das Verfahren, das sie einhalten muss. Wie sich Angebote vergleichen lassen, steht unter Zertifizierungsstelle.

Die Frist, die bei der Rezertifizierung zählt

Die Entscheidung über die Rezertifizierung muss vor Ablauf des bestehenden Zertifikats getroffen sein. Das Rezertifizierungsaudit gehört deshalb nicht in den Ablaufmonat, sondern so weit davor, dass Abweichungsbearbeitung und Entscheidung noch hineinpassen.

Verstreicht das Ablaufdatum, ist das Zertifikat ungültig. ISO/IEC 17021-1 sieht ein begrenztes Fenster von sechs Monaten vor, in dem die Zertifizierung ohne vollständige Erstzertifizierung wiederhergestellt werden kann. Das ist keine Verlängerung: In der Zwischenzeit besteht keine gültige Zertifizierung, und Kunden, die eine lückenlose Historie sehen wollen, erkennen die Lücke am Datum.

Kein Ansprechpartner für Diskussionen

Den Entscheider lernen Sie nicht kennen, und das ist Absicht. Die Trennung wäre wertlos, wenn der Zertifikatsinhaber auf die entscheidende Person einwirken könnte. Fragen zum Verfahrensstand beantwortet deshalb die Kundenbetreuung oder der Auditor, nicht der Entscheider selbst. Einwände gegen eine Abweichung gehören in das Beschwerde- und Einspruchsverfahren Ihrer Stelle, dessen Unabhängigkeit wiederum vom Unparteilichkeitsausschuss und von den Begutachtern der Akkreditierungsstelle überwacht wird.

Häufige Fragen

Warum entscheidet nicht der Auditor selbst?

Weil ISO/IEC 17021 die Trennung von Prüfung und Entscheidung verlangt. Wer tagelang im Betrieb war, entwickelt Nähe und Erwartungen. Die zweite, unbeteiligte Instanz sieht nur die Unterlagen und fragt, ob die Feststellungen die Empfehlung tragen. Diese Trennung ist einer der Punkte, die bei jeder Begutachtung durch die Akkreditierungsstelle geprüft werden.

Warum bekomme ich das Zertifikat nicht am letzten Audittag?

Weil das Audit mit einer Empfehlung endet, nicht mit einer Entscheidung. Danach folgen die Bearbeitung offener Abweichungen mit Ursachenanalyse und Wirksamkeitsnachweis, die fachliche Prüfung der Unterlagen und erst dann die Entscheidung. Wer ein Zertifikat zu einem festen Termin braucht, muss diese Strecke einplanen — sie dauert regelmäßig länger als das Audit selbst.

Was passiert, wenn die Rezertifizierung nicht rechtzeitig abgeschlossen ist?

Das Zertifikat läuft ab. Nach den Regeln für Zertifizierungsstellen kann es innerhalb eines begrenzten Zeitraums nach Ablauf noch wiederhergestellt werden — in ISO/IEC 17021-1 sind dafür sechs Monate vorgesehen. Danach ist eine vollständige Erstzertifizierung nötig. In der Zwischenzeit sind Sie formal nicht zertifiziert, was in Ausschreibungen unmittelbar zählt.

Kann der Entscheider von der Empfehlung des Auditteams abweichen?

Ja, in beide Richtungen. Er kann zusätzliche Nachweise verlangen, eine Abweichung höher bewerten oder die Entscheidung zurückstellen. Er muss zudem selbst fachlich kompetent für den betroffenen Bereich sein oder sich diese Kompetenz hinzuziehen — ein rein administrativer Freigabestempel genügt den Anforderungen nicht.