Wie Sie sich gegen eine Auditfeststellung wehren

Sie widersprechen zuerst im Abschlussgespräch, sachlich und mit Bezug auf den Nachweis. Bleibt die Feststellung bestehen, legen Sie nach Erhalt des Berichts formalen Einspruch bei der Zertifizierungsstelle ein — nicht beim Auditor. Über den Einspruch entscheiden Personen, die an der ursprünglichen Bewertung nicht beteiligt waren. Parallel bearbeiten Sie die Abweichung fristgerecht weiter, weil eine versäumte Frist eigene Folgen hat.

Zuerst: Ist es überhaupt eine Abweichung

Auditteams unterscheiden zwischen Feststellungsarten, und die Begriffe werden im Alltag durcheinandergebracht. Für Ihre Reaktion macht das einen erheblichen Unterschied.

• Hauptabweichung. Das Managementsystem erfüllt eine Anforderung nicht oder es besteht begründeter Zweifel, dass es wirksam funktioniert. Blockiert die Zertifizierung, bis sie behandelt ist.
• Nebenabweichung. Eine einzelne Anforderung wird nicht vollständig erfüllt, ohne dass die Wirksamkeit des Systems insgesamt infrage steht.
• Hinweis oder Verbesserungspotenzial. Keine Abweichung. Sie müssen darauf nicht reagieren und können es auch nicht widerlegen, weil nichts behauptet wurde.

Der erste Prüfschritt ist deshalb: Was steht formal im Bericht? Ein „Hinweis“, den ein Auditor mündlich streng formuliert hat, verpflichtet Sie zu nichts. Umgekehrt löst eine Hauptabweichung ein Verfahren aus, in dem Ursachenanalyse, Korrektur und Wirksamkeitsnachweis in einer definierten Frist vorzulegen sind. Die Frist setzt die Zertifizierungsstelle; sie steht in Ihrem Vertrag oder im Auditbericht. Notieren Sie sie sofort, denn sie ist der Punkt, an dem die meisten Verfahren tatsächlich scheitern — nicht an der Sachfrage.

Der wirksamste Moment: das Abschlussgespräch

Im Abschlussgespräch stellt das Auditteam die Feststellungen vor, bevor der Bericht geschrieben ist. Sie haben dort Gelegenheit, Fragen zu stellen und abweichende Auffassungen darzulegen. Bleiben Meinungsverschiedenheiten bestehen, werden sie festgehalten.

Drei Fragen, die dort funktionieren:

1. „Auf welchen Normabschnitt stützt sich die Feststellung?“ Eine Abweichung braucht eine Anforderung, gegen die verstoßen wurde. Wenn die Antwort auf eine allgemeine Erwartung hinausläuft, ist das ein Ansatzpunkt.
2. „Welcher Nachweis liegt zugrunde?“ Feststellungen beruhen auf Beobachtungen, Dokumenten oder Aussagen. Wenn ein Dokument übersehen wurde, ist das jetzt zu klären, nicht in vier Wochen.
3. „Warum ist es eine Haupt- und keine Nebenabweichung?“ Die Einstufung ist eine Bewertung und damit begründungspflichtig.

Legen Sie fehlende Nachweise sofort vor, sofern sie zum Auditzeitraum gehören. Ein Dokument, das im Audit existierte und nur nicht gefunden wurde, ist ein anderer Sachverhalt als eines, das Sie nachträglich erstellen. Der Unterschied ist dem Auditteam sehr bewusst.

Wenn der Widerspruch vor Ort nicht durchdringt

Dann folgt der formale Einspruch. Akkreditierte Zertifizierungsstellen müssen dafür ein dokumentiertes Verfahren vorhalten und es öffentlich zugänglich machen. Es steht auf der Website oder in den Zertifizierungsbedingungen. Der Ablauf ist im Kern überall gleich:

Einreichen. Schriftlich, an die Stelle, nicht an den Auditor. Beziehen Sie sich auf Auditnummer, Feststellungsnummer und Datum.

Begründen. Der tragfähige Einspruch argumentiert auf einer von drei Ebenen: Der Sachverhalt ist unrichtig erfasst. Der herangezogene Normabschnitt trägt die Feststellung nicht. Die Einstufung als Haupt- statt Nebenabweichung ist nicht begründet. Nicht tragfähig ist die vierte, die trotzdem am häufigsten vorgebracht wird: „Das war beim letzten Audit auch kein Problem.“ Eine frühere Nichtfeststellung begründet keinen Anspruch.

Bearbeitung. Die Stelle bestätigt den Eingang, prüft und entscheidet durch unbeteiligte Personen. Sie informiert Sie über den Fortgang und teilt das Ergebnis formell mit.

Kein Nachteil. Die Einlegung eines Einspruchs darf nicht zu benachteiligenden Maßnahmen führen. Das ist ausdrücklich geregelt, und es ist der Grund, warum die Sorge „dann werden wir beim nächsten Mal härter geprüft“ zwar verbreitet, aber kein Argument ist.

Was Sie gleichzeitig tun müssen

Der Einspruch setzt die Frist zur Behandlung der Abweichung nicht automatisch aus. Bearbeiten Sie sie deshalb parallel, und formulieren Sie das ausdrücklich: Sie legen Korrektur und Korrekturmaßnahme vor, ohne die Feststellung anzuerkennen.

Sinnvoll ist außerdem, die Ursachenanalyse ernsthaft zu machen, auch wenn Sie die Feststellung für falsch halten. In etwa der Hälfte der Fälle zeigt sie, dass eine Regelung tatsächlich unklar formuliert war und der Auditor sie deshalb anders gelesen hat. Damit ist die Sache oft sinnvoller gelöst als durch ein gewonnenes Verfahren.

Wenn es nicht um die Sache geht, sondern um den Ablauf

Manche Konflikte betreffen keine einzelne Feststellung, sondern das Verhalten des Auditteams: unangemessener Ton, Fragen außerhalb des Geltungsbereichs, Vermischung von Prüfung und Beratungsempfehlungen, Interessenkonflikte. Dafür ist nicht der Einspruch zuständig, sondern das Beschwerdeverfahren. Wie es abläuft und welche Eskalationsstufen es gibt, beschreibt der Beitrag zum Beschwerdeverfahren bei Zertifizierungsstellen.

Ein Sonderfall lohnt die Erwähnung: Wenn ein Auditor im Audit konkrete Lösungen vorgibt statt Konformität zu prüfen, berührt das die Unparteilichkeit. Warum diese Grenze existiert, behandelt der Beitrag zur Trennung von Beratung und Zertifizierung.

Die Fristen, die tatsächlich zählen

Drei Termine bestimmen Ihren Handlungsspielraum, und nur einer davon steht in der Norm.

Der Termin für Ihre Stellungnahme zum Berichtsentwurf. Nicht jede Zertifizierungsstelle sieht ihn vor, aber viele. Wenn es ihn gibt, ist er die letzte einfache Gelegenheit, einen falsch erfassten Sachverhalt korrigieren zu lassen, bevor der Bericht final wird.

Die Frist zur Vorlage von Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahme. Sie wird von der Stelle gesetzt und steht im Bericht oder in den Zertifizierungsbedingungen. Sie läuft unabhängig von einem Einspruch weiter.

Die Frist zur Einlegung des Einspruchs. Sie ergibt sich aus dem veröffentlichten Verfahren der Stelle, nicht aus der Norm. Deshalb lohnt es, das Verfahrensdokument einmal zu lesen, bevor man es braucht — es ist bei akkreditierten Stellen öffentlich zugänglich, weil die Akkreditierung das verlangt.

Wer die zweite Frist verstreichen lässt, hat ein neues Problem, das mit der ursprünglichen Sachfrage nichts mehr zu tun hat: Eine nicht fristgerecht behandelte Hauptabweichung kann zur Aussetzung des Zertifikats führen. Ein Einspruch, der später Erfolg hat, macht das nicht rückgängig.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler ist der Ton. Ein Einspruch, der die Kompetenz des Auditors angreift, wird formal korrekt bearbeitet und sachlich fast immer abgewiesen — weil er keinen prüfbaren Punkt enthält. Ein Einspruch, der auf zwei Sätze zusammengeschrumpft ist und lautet „Die Feststellung stützt sich auf Abschnitt X, dieser verlangt Y, wir weisen Y mit Dokument Z nach, das im Audit vorlag“, hat eine reelle Chance. Der Unterschied liegt nicht in der Härte, sondern in der Nachprüfbarkeit.