Glossar

Prüfbericht

Ein Prüfbericht ist das Ergebnisdokument einer Prüfung und muss so aufgebaut sein, dass ein sachkundiger Dritter nachvollziehen kann, was geprüft wurde, mit welchem Verfahren und mit welchem Ergebnis.

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Laborantin führt eine Messung an einem Analysegerät durch

Ein Prüfbericht ist kein Ergebniszettel, sondern eine Rekonstruktionsanleitung. Er muss einem sachkundigen Dritten erlauben, die Prüfung gedanklich nachzuvollziehen: welcher Gegenstand, welche Probe, welches Verfahren, welche Bedingungen, welches Ergebnis, welche Unsicherheit. Alles, was diese Rekonstruktion offenlässt, gehört hinein — alles, was sie nicht stützt, hat darin nichts zu suchen.

Die Pflichtangaben und ihr Zweck

Zum Kernbestand gehören: eindeutige Kennzeichnung des Berichts und Seitenzählung mit Angabe des Gesamtumfangs, Name und Anschrift des Labors, Identifikation des Auftraggebers, Beschreibung und eindeutige Kennzeichnung des Prüfgegenstands, Eingangs- und Prüfdatum, das angewandte Verfahren, Abweichungen davon, die Ergebnisse mit Einheiten und — wo relevant — die Messunsicherheit sowie die Freigabe durch eine autorisierte Person.

Die Seitenzählung mit Gesamtumfang wirkt bürokratisch, hat aber einen handfesten Zweck: Sie verhindert, dass ein Bericht unbemerkt um die unangenehme Seite gekürzt weitergereicht wird.

Ergebnis, Bewertung und Meinung sind drei verschiedene Dinge

Ein Messwert ist ein Ergebnis. Die Aussage, der Wert liege innerhalb einer Spezifikation, ist eine Konformitätsaussage und setzt eine vereinbarte Entscheidungsregel voraus. Die Aussage, das Bauteil sei deshalb für den vorgesehenen Einsatz geeignet, ist eine Meinung oder Interpretation.

Meinungen und Interpretationen sind zulässig, müssen aber als solche gekennzeichnet sein, von dafür autorisiertem Personal stammen und auf einer dokumentierten Grundlage beruhen. In der Praxis rutschen sie unauffällig in Bemerkungsfelder. Genau dort suchen Begutachter danach, weil eine unmarkierte Empfehlung im Bericht das Labor in die Nähe der Beratung rückt — und die muss von der Prüf- und Zertifizierungstätigkeit getrennt bleiben, wie unter warum Beratung und Zertifizierung getrennt bleiben müssen beschrieben.

Wo das Akkreditierungssymbol stehen darf

Das Symbol darf nur auf Berichten erscheinen, deren Prüfverfahren tatsächlich vom Akkreditierungsumfang gedeckt sind. Enthält ein Bericht akkreditierte und nicht akkreditierte Prüfungen nebeneinander — der übliche Fall bei Sammelaufträgen —, muss im Bericht erkennbar sein, welche Position zu welcher Kategorie gehört. Eine Fußnote reicht, ihr Fehlen nicht.

Bei einer flexiblen Akkreditierung genügt der Blick ins öffentliche Verzeichnis dafür nicht; maßgeblich ist die aktuelle Verfahrensliste des Labors.

Der Fehler, der am häufigsten teuer wird

Nicht die fehlende Angabe, sondern die zu allgemeine Probenbeschreibung. „Kunststoffgranulat, schwarz“ ist keine Identifikation. Wenn Wochen später geklärt werden muss, ob das Ergebnis zu Charge A oder Charge B gehört, entscheidet die Eingangsdokumentation — und wenn sie es nicht hergibt, ist der gesamte Bericht praktisch wertlos, obwohl die Messung korrekt war.

Zweiter Klassiker: Der Auftraggeber zitiert einen Prüfbericht in Werbung oder Ausschreibung so, als sei damit ein Produkt zertifiziert. Ein Prüfbericht bestätigt eine Prüfung an einer Probe, kein Managementsystem und kein laufendes Produkt. Wie sich Prüfung, Zertifizierung und Akkreditierung zueinander verhalten, steht unter Akkreditierung und Branche Labore.

Häufige Fragen

Darf ein Prüfbericht nachträglich geändert werden?

Nur nachvollziehbar. Zulässig sind eine gekennzeichnete Ergänzung oder eine vollständige Neuausgabe mit eindeutiger Kennzeichnung und Verweis auf das ersetzte Dokument. Ein stillschweigend korrigierter Bericht, der unter derselben Nummer und ohne Änderungshinweis kursiert, ist eine Abweichung mit Gewicht — er zerstört die Rekonstruierbarkeit der Prüfergebnisse.

Wer haftet, wenn die Probe vom Auftraggeber stammt?

Das Ergebnis gilt dann ausdrücklich nur für die eingegangene Probe, nicht für die Charge oder den Gegenstand, aus dem sie stammt. Deshalb gehört ein entsprechender Hinweis in den Bericht. Fehlt er, entsteht der Eindruck, das Labor stehe auch für die Repräsentativität der Probenahme ein — was es ohne eigene Probenahme nicht kann.

Darf man einzelne Seiten eines Prüfberichts weitergeben?

Auszugsweise Vervielfältigung ist ohne schriftliche Zustimmung des Labors regelmäßig untersagt, und der Bericht sagt das meist selbst. Der Grund ist inhaltlich: Einzelne Messwerte ohne Verfahrensangabe, Probenbeschreibung und Unsicherheit sind irreführend. In Ausschreibungen fällt das auf, weil der Empfänger den vollständigen Bericht anfordert.