GDP im Arzneimittelvertrieb

GDP steht für Good Distribution Practice, auf Deutsch gute Vertriebspraxis. Gemeint sind die Leitlinien der Europäischen Kommission für den Großhandelsvertrieb von Humanarzneimitteln. Sie beschreiben, wie ein Arzneimittel zwischen Chargenfreigabe und Apothekentheke behandelt werden muss, damit seine Qualität, Wirksamkeit und Unverfälschtheit erhalten bleiben.

Betroffen ist, wer Arzneimittel beschafft, lagert, liefert, ausführt oder vermittelt. Das sind vor allem Großhändler, daneben Hersteller mit eigener Vertriebsorganisation, Logistikdienstleister im Auftrag eines Großhändlers und Arzneimittelvermittler, die Ware nur anbahnen und nie besitzen. In Deutschland wird die Leitlinie über das Arzneimittelrecht verbindlich: Wer mit Arzneimitteln Großhandel betreibt, braucht eine Erlaubnis, muss eine Verantwortliche Person benennen und wird von der zuständigen Landesbehörde überwacht.

Der praktische Kern ist unspektakulär und trotzdem anspruchsvoll: eine lückenlose Kette aus Temperaturführung, Herkunftskontrolle, Empfängerprüfung und Dokumentation. Ein Bruch an einer Stelle macht die Ware nicht sichtbar schlechter — er macht sie nur nicht mehr belegbar unversehrt. Genau das ist der Grund, warum so viel Aufwand in Nachweise fließt.

Es gibt kein GDP-Zertifikat einer Zertifizierungsstelle

Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Standard, und er kostet regelmäßig Zeit in Ausschreibungen. GDP ist keine Managementsystemnorm wie ISO 9001. Es existiert kein akkreditiertes Zertifizierungsverfahren, keine Zertifizierungsstelle mit entsprechendem Akkreditierungsumfang und kein Zertifikat mit dreijähriger Gültigkeit.

Nachgewiesen wird die Einhaltung auf drei Wegen, und alle drei sollten Sie kennen:

Die behördliche Bestätigung. Nach einer Inspektion durch die zuständige Landesbehörde erhalten Sie eine Bestätigung der GDP-Einhaltung. Sie wird in der europäischen Datenbank zu Herstellungs- und Großhandelserlaubnissen veröffentlicht und ist damit für Geschäftspartner und Behörden anderer Mitgliedstaaten einsehbar. Das ist der Nachweis mit rechtlicher Wirkung. Fällt eine Inspektion schlecht aus, wird stattdessen ein Bericht über die Nichteinhaltung veröffentlicht — und der ist ebenso sichtbar.

Die Erlaubnis selbst. Die Großhandelserlaubnis wird nur erteilt, wenn Räume, Personal und Qualitätssystem passen. Sie ist damit bereits ein Nachweis, wenn auch ein statischer.

Freiwillige Bestätigungsaudits. Es gibt Anbieter, die GDP-Audits durchführen und darüber eine Bestätigung ausstellen. Solche Papiere können in der Lieferantenqualifizierung nützlich sein, insbesondere für Dienstleister ohne eigene Erlaubnis. Rechtlich ersetzen sie nichts. Wenn ein Auftraggeber ein „GDP-Zertifikat” verlangt, lohnt sich die Rückfrage, ob er die behördliche Bestätigung meint — meistens ist es so. Wie man solche Formulierungen auflöst, beschreibt der Beitrag dazu, welcher Nachweis wirklich verlangt wird. Was ein Papier ohne Akkreditierungshintergrund wert ist, ordnet der Text zu nicht akkreditierten Zertifikaten ein.

Wie die Leitlinie aufgebaut ist

Die Leitlinie gliedert sich in zehn Kapitel. Sie folgen dem Weg der Ware und enden bei den Sonderregeln für Vermittler, die nie physischen Besitz an der Ware haben.

Zwei Themen ziehen sich durch alle Kapitel. Das eine ist die Temperatur: Lagerräume brauchen eine belegte Kartierung ihrer wärmsten und kältesten Punkte, Messgeräte eine rückführbare Kalibrierung, Abweichungen eine bewertete Entscheidung über die betroffene Ware. Das andere ist der Fälschungsschutz. Ware darf nur von berechtigten Quellen bezogen und nur an berechtigte Empfänger abgegeben werden, und für Sicherheitsmerkmale auf der Packung gelten eigene Prüf- und Ausbuchungspflichten.

Für wen GDP gilt — und wo die Grenze verläuft

Verbindlich ist die Leitlinie für jeden, der Großhandel mit Humanarzneimitteln betreibt. Das umfasst mehr Unternehmen als erwartet: auch Firmen, die nur exportieren, nur an Kliniken liefern oder nur ein Zwischenlager betreiben, fallen darunter, sobald sie die Ware erwerben und weitergeben.

Sie gilt sinngemäß auch für Dienstleister, die im Auftrag lagern oder fahren. Diese brauchen zwar meist keine eigene Erlaubnis, werden aber vom Auftraggeber vertraglich auf die Anforderungen verpflichtet und in dessen Lieferantenqualifizierung geprüft. Für einen Speditionsbetrieb ist das der eigentliche Anlass, sich mit dem Thema zu beschäftigen: nicht die Behörde fragt, sondern der Kunde.

Nicht anwendbar ist sie auf Medizinprodukte. Deren Vertrieb regelt das Medizinprodukterecht, und die Systemanforderungen an Händler stehen in ISO 13485, nicht in der GDP-Leitlinie. Ebenso wenig gilt sie für Nahrungsergänzungsmittel oder Kosmetik, auch wenn diese im selben Lager liegen. Wer gemischte Sortimente führt, braucht getrennte Regelwerke für dieselben Regale.

Ein Sonderfall sind Wirkstoffe. Für den Vertrieb von Wirkstoffen existiert eine eigene Leitlinie mit eigenen Anforderungen. Die Verwechslung mit der Humanarzneimittel-Leitlinie kommt in der Praxis häufig vor.

Der Weg zum Nachweis — was hier abläuft

Es gibt kein Antrags- und Auditverfahren wie bei einer Norm. Der Ablauf sieht anders aus.

Erlaubnis beantragen. Wer neu in den Großhandel einsteigt, stellt bei der zuständigen Landesbehörde einen Antrag. Vorzulegen sind Angaben zu Räumen, Ausrüstung, Sortiment, Verantwortlicher Person und Qualitätssystem. Vor der Erteilung steht in der Regel eine Besichtigung.

Verantwortliche Person benennen. Sie muss die geforderte Qualifikation und Erfahrung mitbringen, tatsächlich verfügbar sein und über echte Entscheidungsbefugnis verfügen — insbesondere über die Freigabe oder Sperrung von Ware. Eine Vertretungsregelung gehört dazu.

Qualitätssystem aufbauen und leben. Verfahrensanweisungen, Schulungsnachweise, Qualifizierung der Lager- und Transportbedingungen, Lieferanten- und Empfängerprüfung, Abweichungsmanagement.

Selbstinspektion durchführen. Das Programm muss alle Kapitel in einem festgelegten Zeitraum abdecken. Die Behörde sieht sich diesen Bericht früh an, weil er zeigt, wie ehrlich ein Betrieb mit sich selbst ist.

Inspektion und Nachbereitung. Die Behörde inspiziert in einem risikobasierten Turnus, in Sonderfällen auch anlassbezogen und ohne Vorankündigung. Mängel werden nach Schweregrad eingestuft, kritische Mängel können Auflagen, Einschränkungen oder das Ruhen der Erlaubnis nach sich ziehen. Zu jeder Feststellung gehört ein Maßnahmenplan mit Ursache, Maßnahme, Termin und Wirksamkeitsnachweis.

Woran Inspektionen scheitern

Die Verantwortliche Person existiert nur auf dem Organigramm. Sie ist mehrfach in Personalunion belastet, nicht erreichbar, oder ihre Entscheidungen werden vom Vertrieb überstimmt. Fehlt zusätzlich eine benannte Vertretung, ist der Mangel gravierend.

Das Temperaturmapping ist eine Einmalmessung. Kartiert wurde einmal, im Winter, vor dem Regalumbau. Gefordert ist die Bestimmung der kritischen Punkte unter realistischen Bedingungen, mit Wiederholung nach relevanten Änderungen und Berücksichtigung beider Jahreszeitextreme.

Datenlogger ohne rückführbare Kalibrierung. Die Geräte messen, aber der Nachweis der metrologischen Rückführbarkeit fehlt oder ist abgelaufen. Ohne gültigen Kalibrierschein ist die gesamte Temperaturdokumentation angreifbar.

Temperaturabweichungen ohne Entscheidung. Die Abweichung ist protokolliert, der Alarm quittiert — aber es fehlt die dokumentierte Bewertung durch die Verantwortliche Person und die Entscheidung, ob die betroffene Ware verkehrsfähig bleibt.

Retouren wandern zurück in den verkaufsfähigen Bestand. Ohne lückenlosen Nachweis, dass die Lagerbedingungen beim Kunden eingehalten wurden, und ohne dokumentierte Einzelfallbewertung. Das ist einer der häufigsten schwerwiegenden Befunde.

Empfänger- und Lieferantenqualifizierung ist einmalig. Geprüft wurde bei Geschäftsaufnahme, danach nie wieder. Erlaubnisse laufen aber ab, Apothekenbetriebserlaubnisse wechseln den Inhaber, und Lieferanten verlieren ihren Status.

Kein Vertrag mit dem Transportdienstleister. Es existiert ein Frachtvertrag, aber keine Qualitätssicherungsvereinbarung mit Temperaturvorgaben, Meldewegen bei Abweichungen und Auditrecht. Wie Sie solche Auditrechte im Vertrag begrenzen, ohne die Nachweispflicht zu verlieren, ist eine eigene Verhandlungsfrage.

Selbstinspektion als Formalie. Der Bericht listet ausschließlich Positivbefunde. Eine Selbstinspektion ohne einzige Feststellung ist für Inspektoren ein Warnsignal, kein gutes Zeichen.

Rückrufverfahren nie erprobt. Das Verfahren ist beschrieben, aber es gibt keine dokumentierte Übung mit Zeitmessung und keinen Nachweis, dass die Empfängerliste aus dem Warenwirtschaftssystem in der erforderlichen Zeit erzeugt werden kann.

Änderungen ohne Bewertung. Neues Lager, neue Software, neuer Transportpartner, neues Kühlaggregat — umgesetzt, ohne den Einfluss auf die Qualität vorher zu bewerten und die Qualifizierung nachzuziehen.

Computergestützte Systeme nicht validiert. Zugriffsrechte, Datensicherung, Änderungsprotokolle und Wiederanlaufverfahren für das Lagerverwaltungssystem sind nicht geregelt.

Abgrenzung zu verwandten Regelwerken

Die praktisch wichtigste Abgrenzung ist die zwischen Erlaubnis und Nachweis. Die Großhandelserlaubnis berechtigt Sie zur Tätigkeit. Die Inspektionsbestätigung belegt, dass Sie die Tätigkeit regelkonform ausüben. Beides ist nicht dasselbe, und ein Auftraggeber, der nach „GDP” fragt, meint fast immer das Zweite. Wer ihm nur die Erlaubnisurkunde schickt, bekommt die Anfrage zurück.