Die Akkreditierungsurkunde ist der Kompetenznachweis der prüfenden Stelle. Sie wird von der Akkreditierungsstelle ausgestellt — in Deutschland von der DAkkS — und besteht aus zwei Teilen, von denen nur der zweite wirklich Auskunft gibt.
Deckblatt und Anlage
Das Deckblatt nennt den Namen der Stelle, ihre Registriernummer, die Norm, nach der sie akkreditiert ist, und die Befristung. Es sieht offiziell aus und sagt fast nichts.
Der Inhalt steckt in der Anlage. Dort steht der Akkreditierungsumfang: welche Normen, welche Prüfverfahren, welche Branchensektoren, welche Standorte. Bei einem Prüflabor ist das eine mehrseitige Liste einzelner Verfahren mit Prüfgegenstand und angewandter Methode. Bei einer Zertifizierungsstelle für Managementsysteme ist es eine Kombination aus Normen und technischen Sektoren.
Wenn ein Anbieter Ihnen nur das Deckblatt schickt, hat er Ihnen nichts belegt. Fordern Sie die Anlage an oder schlagen Sie den Eintrag über die Registriernummer im öffentlichen Verzeichnis nach. Die dort hinterlegte Fassung ist die aktuelle — das PDF im Angebot ist es oft nicht.
Wer das Symbol führen darf
Zur Akkreditierung gehört ein Symbol mit Registriernummer. Es gehört der akkreditierten Stelle. Sie darf es nach festen Regeln verwenden, vor allem auf den Zertifikaten, die sie ausstellt.
Ihr Unternehmen darf es nicht führen. Als zertifiziertes Unternehmen verwenden Sie das Zertifizierungszeichen Ihrer Stelle, und zwar nach deren Zeichenordnung: meist mit Angabe der Norm und des Geltungsbereichs, nicht auf einzelnen Produkten und nicht in einer Weise, die Produktkonformität suggeriert. Verstöße dagegen tauchen regelmäßig im Überwachungsaudit auf, weil die Zertifizierungsstelle für die korrekte Zeichennutzung ihrer Kunden gegenüber der Akkreditierungsstelle verantwortlich ist.
Wenn die Urkunde eingeschränkt wird
Eine Akkreditierung kann nicht nur erteilt oder entzogen, sondern auch eingeschränkt oder ausgesetzt werden — etwa für einen einzelnen Sektor oder ein einzelnes Verfahren. Das passiert stiller, als man erwartet: Die geänderte Anlage wird ausgetauscht, das Deckblatt bleibt.
Für Sie ist das relevant, wenn Ihr Zertifikat gerade in dem eingeschränkten Bereich liegt. Prüfen Sie den Eintrag Ihrer Stelle deshalb nicht nur bei der Auswahl, sondern auch vor einer Rezertifizierung. Ein Zertifikat, das nach einer Einschränkung ausgestellt wurde, kann in einer Ausschreibung zurückgewiesen werden, obwohl die Stelle formal weiterhin akkreditiert ist.
Die Verwechslung, die Zeit kostet
Im Lieferantenfragebogen steht oft: „Bitte Akkreditierungsurkunde beifügen.“ Gemeint ist die Urkunde Ihrer Zertifizierungsstelle, nicht ein Dokument, das Sie selbst besitzen. Unternehmen antworten darauf regelmäßig mit einer Kopie des eigenen Zertifikats, bekommen den Fragebogen zurück und verlieren eine Woche. Der schnelle Weg: Registriernummer vom eigenen Zertifikat ablesen, den Eintrag der Stelle aufrufen, Urkunde samt Anlage mitschicken. Wie beide Ebenen zusammenhängen, ist unter Akkreditierung erklärt.