Sie können einen benannten Auditor ablehnen, bevor das Audit stattfindet. Die Zertifizierungsstelle muss Ihnen die Zusammensetzung des Auditteams vorab mitteilen und Ihnen die Gelegenheit geben, Einwände zu erheben. Der Einwand muss allerdings begründet sein, und er muss rechtzeitig kommen — nicht am Audittag. Tragfähig sind Gründe, die Unparteilichkeit oder Fachkompetenz berühren. Nicht tragfähig ist Unbehagen.
Woher das Recht kommt
Das Ablehnungsrecht ist keine Kulanz der Zertifizierungsstelle, sondern eine Anforderung an sie. Akkreditierte Stellen müssen Auditteams so zusammensetzen, dass keine Interessenkonflikte bestehen, und sie müssen die Namen der Teammitglieder dem geprüften Unternehmen rechtzeitig nennen. Der Sinn ist nicht Ihre Zufriedenheit, sondern die Glaubwürdigkeit des Zertifikats: Ein Audit, bei dem der Auditor mit dem Auditierten geschäftlich verbunden ist, hat keinen Beweiswert.
Praktisch findet sich das Recht an drei Stellen: in den Zertifizierungsbedingungen Ihres Vertrags, im Anschreiben zum Auditplan und in der Verfahrensbeschreibung der Stelle. Der Auditplan ist der wichtigste dieser drei Orte, weil er die Frist auslöst. Er kommt typischerweise einige Wochen vor dem Termin und enthält Namen, Rollen und Zeitfenster. Wer ihn ungelesen ablegt, verliert die praktische Möglichkeit zum Einwand, auch wenn das Recht formal bestehen bleibt.
Welche Gründe tragen und welche nicht
Die Unterscheidung ist nicht Geschmackssache. Eine Zertifizierungsstelle prüft Ihren Einwand gegen ihre eigenen Regeln zur Unparteilichkeit, und dort steht, welche Konstellationen unzulässig sind.
| Einwand | Trägt er? | Warum |
|---|---|---|
| Auditor hat Ihr Unternehmen beraten | Ja | Beratung und Zertifizierung dürfen für dasselbe System nicht zusammenfallen; es gilt eine Karenzzeit |
| Auditor war bei Ihnen angestellt | Ja | Eigenkontrolle; ebenfalls mit Karenzzeit belegt |
| Auditor arbeitet hauptberuflich bei einem direkten Wettbewerber | Ja | Zugang zu Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen |
| Verwandtschaft oder Beteiligung | Ja | Persönlicher Interessenkonflikt |
| Auditor hat keinen Nachweis für Ihren technischen Sektor | Ja | Kompetenzanforderung, nicht Unparteilichkeit |
| Auditor hat im Vorjahr viele Abweichungen erhoben | Nein | Kein Konflikt, keine Kompetenzlücke |
| Auditor „passt nicht zur Unternehmenskultur“ | Nein | Nicht prüfbar |
| Wunsch nach einem bestimmten anderen Auditor | Nein | Auswahl liegt bei der Stelle |
Der wichtigste Punkt in dieser Tabelle ist der erste. Wenn eine Beratungsgesellschaft und eine Zertifizierungsstelle personell verflochten sind, ist das ein struktureller Fehler, kein Detail. Warum diese Grenze existiert und wie sie in der Praxis umgangen wird, beschreibt der Beitrag zur Trennung von Beratung und Zertifizierung.
Der zweithäufigste tragfähige Grund ist Kompetenz, und er wird am seltensten genutzt. Zertifizierungsstellen arbeiten mit technischen Sektoren, für die sie akkreditiert sind, und sie müssen jedem Audit Personal zuordnen, das für den jeweiligen Sektor qualifiziert ist. Wenn Ihr Betrieb Sonderprozesse fährt und der benannte Auditor erkennbar aus einem anderen Feld kommt, ist das ein sachlicher Einwand. Wie Sie ihn vorbereiten, steht im Beitrag zu Auditoren mit passender Branchenerfahrung.
Wie der Einwand aussehen muss
Schriftlich, an die Zertifizierungsstelle, nicht an den Auditor. Der Auditor kann sich nicht selbst abberufen, und eine Nachricht an ihn erzeugt nur eine unangenehme Ausgangslage für den Fall, dass er doch kommt.
Drei Elemente genügen:
- Bezug. Auditnummer, Termin, Name des betroffenen Teammitglieds.
- Grund. Eine Kategorie aus der Liste oben, mit dem konkreten Sachverhalt in ein bis zwei Sätzen. Beispiel: Herr X hat im Jahr davor für unser Unternehmen die Verfahrensanweisungen zum Änderungsmanagement erstellt.
- Bitte. Ersatz eines Teammitglieds, nicht Absage des Audits. Der Unterschied ist wichtig — Sie beanstanden die Besetzung, nicht den Termin.
Auf eine Erklärung, warum Sie den Einwand für berechtigt halten, können Sie verzichten. Die Stelle bewertet den Sachverhalt selbst.
Die Frist, die niemand kennt
Die Einwandfrist steht nicht in der Norm. Sie steht in den Zertifizierungsbedingungen der Stelle und liegt regelmäßig im Bereich weniger Werktage nach Zugang des Auditplans. Das ist die Fristfalle: Der Auditplan geht an eine Sammeladresse, wird intern weitergeleitet, landet bei der Qualitätsbeauftragten, die im Urlaub ist, und wird zehn Tage später gelesen. Der Einwand ist dann formal verspätet, und die Stelle kann ihn zurückweisen, ohne inhaltlich zu prüfen.
Die einfache Gegenmaßnahme kostet nichts: Der Eingang des Auditplans bekommt eine feste Zuständigkeit und wird am Eingangstag auf zwei Punkte geprüft — stimmen die Namen, stimmen die Zeitfenster für die Bereiche, die wirklich geprüft werden sollen. Beides lässt sich in fünf Minuten erledigen, und beides ist danach nicht mehr korrigierbar.
Der Fall, in dem die Stelle von sich aus wechseln muss
Es gibt eine Konstellation, in der Sie gar nicht widersprechen müssen, weil die Zertifizierungsstelle ohnehin handeln muss: zu lange Vertrautheit. Wenn derselbe Auditor Ihr Unternehmen über viele Jahre prüft, entsteht ein Risiko für die Unparteilichkeit, das die Stelle bewerten und steuern muss. Sie tut das über eine Rotationsregel für die Auditleitung. Wie diese Regel im Einzelnen aussieht, legt jede Stelle selbst fest; die Pflicht, das Risiko zu bewerten und zu begrenzen, hat sie in jedem Fall.
Das ist deshalb nützlich zu wissen, weil es die Diskussion versachlicht. Statt zu begründen, warum Sie eine bestimmte Person nicht wollen, können Sie fragen, wie die Stelle das Vertrautheitsrisiko in Ihrem Fall bewertet und wann eine Rotation vorgesehen ist. Diese Frage muss beantwortet werden. Umgekehrt gilt sie auch gegen Sie: Ein neuer Auditor im vierten oder fünften Jahr ist kein Zeichen von Unzufriedenheit der Stelle, sondern Regelanwendung.
Was passiert, wenn die Stelle nicht einlenkt
Die Stelle prüft den Einwand und entscheidet. Sie kann das Team ändern oder den Einwand mit Begründung zurückweisen. Halten Sie ihn danach für sachlich weiterhin berechtigt, führt der Weg über das Beschwerdeverfahren, das jede akkreditierte Stelle vorhalten und öffentlich zugänglich machen muss. Wie es abläuft, beschreibt der Beitrag zum Beschwerdeverfahren bei Zertifizierungsstellen.
Bei Fragen der Unparteilichkeit gibt es zusätzlich ein Gremium, das viele Unternehmen nicht kennen: den Unparteilichkeitsausschuss der Zertifizierungsstelle. Er befasst sich mit strukturellen Konflikten, nicht mit Einzelfällen, aber ein wiederkehrendes Muster gehört dort hin.
Nicht zielführend ist der umgekehrte Weg: den Auditor kommen lassen und am Audittag abweisen. Das wird als Verweigerung des Audits behandelt. Der Termin gilt als durchgeführt oder abgebrochen, die vereinbarten Kosten fallen an, und Sie stehen anschließend unter Zeitdruck gegenüber Ihrem eigenen Zertifikatszyklus.
Die häufigste Verwechslung
Auditor ablehnen und Feststellung anfechten sind zwei verschiedene Verfahren mit verschiedenen Fristen. Der Einwand gegen die Teamzusammensetzung ist ein Vorgang vor dem Audit. Er verschwindet, sobald das Audit begonnen hat — danach lässt sich ein Ergebnis nicht mehr mit der Person begründen, die es festgestellt hat. Wenn Sie ein Auditergebnis für falsch halten, ist der Weg ein anderer; er ist im Beitrag gegen eine Auditfeststellung vorgehen beschrieben.
Der praktisch häufigste Fehler ist damit auch benannt: Unternehmen sammeln ihr Unbehagen über zwei Auditzyklen und bringen es dann in einem Einspruch gegen eine Abweichung unter. Dort ist es wirkungslos. Am wirksamsten ist der nüchterne, kurze, rechtzeitige Einwand gegen eine Besetzung — vier Sätze, an die richtige Adresse, innerhalb der Frist.