Beim unangekündigten Audit erfährt der Betrieb den Termin nicht vorher. Der Auditor erscheint innerhalb eines Zeitfensters, das sich am Jahrestag des Zertifikats orientiert, meldet sich an der Pforte und beginnt. Die Handelsstandards der Lebensmittelbranche haben dieses Verfahren von einer freiwilligen Option zu einem festen Bestandteil des Zyklus entwickelt; wie oft es innerhalb eines Zyklus vorgeschrieben ist, regelt die jeweils geltende Fassung des Standards.
Warum der Handel darauf besteht
Ein angekündigtes Audit misst zwei Dinge gleichzeitig: den Zustand des Betriebs und die Qualität seiner Vorbereitung. Der Handel interessiert sich nur für das erste. Wenn drei Wochen vor dem Termin die Aufzeichnungen nachgetragen, die Wände gestrichen und die Zonentrennung wiederhergestellt werden, sagt das Ergebnis wenig über den Tag, an dem geliefert wird.
Das unangekündigte Verfahren verschiebt damit den Aufwand. Er sinkt vor dem Termin und steigt im Alltag — und genau das ist beabsichtigt.
Zeitfenster, Sperrtage und die Uhr an der Pforte
Drei Mechanismen bestimmen den Ablauf. Erstens das Zeitfenster: Der Termin liegt in einem definierten Zeitraum vor dem Ablauf des bestehenden Zertifikats, sodass die Neuausstellung ohne Lücke möglich bleibt. Zweitens die Sperrtage: Eine begrenzte, vorab gemeldete und begründete Zahl von Tagen, an denen kein Audit stattfinden kann. Drittens der Beginn: Mit dem Eintreffen des Auditors läuft die Auditzeit.
Der dritte Punkt ist der praktisch teuerste. Wenn die Pforte eine halbe Stunde braucht, um jemanden zu finden, der den Auditor in Empfang nimmt, fehlt diese Zeit später bei der Begehung — und in Aufzeichnungen wird dann nur noch stichprobenartig geschaut, was selten zugunsten des Betriebs ausgeht.
Die Vorbereitung ist organisatorisch, nicht inhaltlich
Vier Dinge entscheiden über den Start. Erstens eine Anweisung an der Pforte, wer in welcher Reihenfolge zu informieren ist und wer den Auditor bis dahin begleitet — das berührt zugleich das Besucherverfahren aus dem Bereich Food Defense. Zweitens eine belastbare Vertretungsregelung: Das Audit wartet nicht auf die Rückkehr der Qualitätsleitung. Drittens der Zugriff auf Unterlagen ohne das Passwort einer einzelnen Person. Viertens aktuelle Nachweise für Fremdfirmen, Schulungen und Kalibrierungen, weil hier nichts nachgereicht werden kann, was nicht existiert.
Der häufigste Startfehler ist der Versuch, den Auditor im Besprechungsraum zu parken, bis der Betrieb sortiert ist. Erfahrene Auditoren beginnen dann mit der Begehung.
Woran es im Audit tatsächlich hängt
An zwei Übungen, die sich nicht improvisieren lassen. Die eine ist die Rückverfolgbarkeitsübung, die der Auditor an einem selbst gewählten Los ansetzt. Die andere ist die Erklärung des laufenden Prozesses durch die Schicht, nicht durch die Qualitätssicherung.
Beides fließt unmittelbar in die IFS-Punktbewertung ein. Wer bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle darauf achtet, dass die Auditoren die eigene Produktkategorie kennen, spart sich dabei Diskussionen über Selbstverständlichkeiten — worauf es dabei ankommt, beschreibt der Beitrag dazu, wie Sie Auditoren mit passender Branchenerfahrung bekommen.