Sie bereiten ein Kundenaudit vor, indem Sie zuerst klären, wonach geprüft wird. Ein Kundenaudit ist ein Zweitparteienaudit: Der Kunde prüft, ob Sie seine Anforderungen erfüllen. Maßstab ist der Vertrag mit seinen Anlagen, nicht die ISO-Norm. Fordern Sie deshalb vor dem Termin drei Dinge an: den Prüfmaßstab, den Fragenkatalog und den Auditplan mit Zeitfenstern. Erst danach beginnt die inhaltliche Vorbereitung.
Der Unterschied, der alles andere bestimmt
Im Zertifizierungsaudit prüft eine unabhängige Stelle gegen eine veröffentlichte Norm. Das Ergebnis ist ein Zertifikat. Im Kundenaudit prüft Ihr Auftraggeber gegen seine eigenen Vorgaben. Das Ergebnis ist eine Einstufung in seinem Lieferantensystem.
Daraus folgen drei praktische Unterschiede:
- Der Maßstab ist verhandelbar, die Norm nicht. Kundenanforderungen entstehen im Einkauf und in der Qualitätssicherung des Kunden. Sie sind interpretierbar, und Sie dürfen ihnen widersprechen.
- Der Auditor ist nicht unparteiisch. Er vertritt seinen Arbeitgeber. Das ist zulässig und ändert die Gesprächsführung: Sie liefern Nachweise, keine Selbstkritik.
- Es gibt keine Abweichungsklassifikation nach Regelwerk. Was der Kunde als schwerwiegend einstuft, entscheidet er selbst — häufig nach seinem eigenen Bewertungsschema mit Punkten oder Ampelstufen.
Die häufigste Verwechslung an dieser Stelle: Betriebe bereiten ein Kundenaudit vor wie ein Zertifizierungsaudit, legen also das Handbuch und die Normmatrix bereit. Der Kunde will aber Produktions- und Prüfaufzeichnungen zu seinen Teilen sehen, Reklamationsvorgänge, Freigabestatus und Kapazitätsnachweise.
Was Sie vorher anfordern
Fragen Sie schriftlich, spätestens bei der Terminbestätigung:
- Prüfmaßstab. Welches Regelwerk, welche Vertragsanlage, welcher Standard. Bei Automotive-Kunden ist das häufig ein Prozessaudit nach einem Verbandsverfahren, bei Lebensmittelkunden ein eigener Lieferantenfragebogen.
- Fragenkatalog oder Checkliste. Ein Kunde, der nach einem strukturierten Verfahren prüft, hat eine Liste. Er gibt sie in der Regel heraus.
- Auditplan. Welche Bereiche, welche Zeitfenster, welche Ansprechpartner. Ohne Plan binden Sie den ganzen Tag alle Beteiligten.
- Teilnehmer und Rollen. Kommt ein Techniker, ein Einkäufer oder ein externer Dienstleister. Ein externer Auditor im Auftrag Ihres Kunden braucht eine Geheimhaltungsvereinbarung, die er selbst unterzeichnet.
- Umfang der Einsicht. Welche Aufzeichnungen sollen vorgelegt werden. Über diesen Punkt streitet man besser vorher als vor Ort.
Wenn Ihr Vertrag Auditrechte enthält, ist jetzt der Moment, sie zu lesen. Was dort geregelt sein sollte und wie sich zu weite Klauseln eingrenzen lassen, beschreibt der Beitrag zu Auditrechten im Vertrag.
Die Nachweise, nach denen tatsächlich gefragt wird
Unabhängig von Branche und Regelwerk kehren dieselben Themen wieder. Diese Liste ist die realistischere Vorbereitung als jede Normlektüre.
| Thema | Typische Frage | Nachweis, den Sie bereitlegen |
|---|---|---|
| Rückverfolgbarkeit | Wo ist Charge X hingegangen? | Rückverfolgbarkeitsübung mit Zeitmessung |
| Änderungen | Wer hat die Prozessänderung freigegeben? | Änderungsantrag mit Kundenfreigabe |
| Reklamationen | Wie wurde der letzte Fall abgeschlossen? | Ursachenanalyse mit Wirksamkeitsnachweis |
| Prüfmittel | Ist das Messmittel rückführbar kalibriert? | Kalibrierschein mit Rückführungskette |
| Unterlieferanten | Wie bewerten Sie Ihre Lieferanten? | Bewertungsmatrix mit aktuellen Daten |
| Kapazität | Was passiert bei Ausfall der Hauptanlage? | Notfallplan mit benanntem Ersatzverfahren |
| Personal | Wer darf diesen Prozess bedienen? | Qualifikationsmatrix mit Nachweisdatum |
Die Rückverfolgbarkeit ist der Punkt, an dem Kundenaudits am häufigsten kippen. Sie wird nicht abgefragt, sondern durchgeführt: Der Auditor nennt eine Charge und misst, wie lange Sie brauchen und ob Mengenbilanz und Verbleib zusammenpassen. Wer das nicht selbst geübt hat, hat im Termin ein Problem, das sich nicht durch Erklärungen auflösen lässt.
Die Vorgaben, die neben der Norm gelten
In einigen Branchen bringt der Kunde ein eigenes Regelwerk mit, das neben dem Vertrag verbindlich ist. In der Automobilzulieferung heißt das kundenspezifische Anforderungen: Vorgaben einzelner Hersteller zu Bemusterung, Kennzeichnung, Behälterverwaltung, Eskalation oder Datenübermittlung. Sie sind Bestandteil des Auditmaßstabs, stehen aber nicht in der Norm und werden häufig auf Portalen des Kunden gepflegt statt im Vertrag mitgeschickt.
Der Vorbereitungsschritt dazu ist unspektakulär und wird trotzdem oft ausgelassen: Prüfen Sie das Kundenportal auf den aktuellen Stand dieser Vorgaben und auf das Revisionsdatum. Ein Kundenaudit, in dem der Lieferant nach einer zwei Jahre alten Fassung arbeitet, endet mit einem Punkt, den man in zehn Minuten hätte vermeiden können. Welche Verfahren in dieser Branche zusammenwirken, ordnet die Übersicht zur Branche Automotive ein.
Umgekehrt lohnt es, das eigene Zertifikat vorzubereiten: aktuelle Fassung, sichtbarer Geltungsbereich, sichtbares Akkreditierungssymbol. Kunden prüfen inzwischen häufig, ob das vorgelegte Zertifikat von einer akkreditierten Stelle stammt. Warum dieser Unterschied im Einkauf zunehmend abgefragt wird, behandelt der Beitrag dazu, was ein nicht akkreditiertes Zertifikat wert ist.
Wo die Grenze der Einsicht liegt
Ein Auditrecht ist ein Recht auf Prüfung der vereinbarten Anforderungen, nicht auf Betriebseinsicht insgesamt. Praktisch bewährt hat sich, drei Kategorien vorab festzulegen:
Offen. Alles, was den Kundenauftrag direkt betrifft: Prozessdokumente, Prüfpläne, Aufzeichnungen zu seinen Teilen, Schulungsnachweise der beteiligten Personen.
Auf Nachfrage und geschwärzt. Unterlagen, die den Kundenauftrag betreffen, aber Dritte enthalten: Lieferantenbewertungen, Reklamationsstatistiken, Belegungspläne.
Nicht Gegenstand. Kalkulationen, Verträge mit anderen Kunden, Personalakten, Rezepturen und Konstruktionsdaten außerhalb des Auftrags.
Sagen Sie die dritte Kategorie ruhig vorher an. Ein Nein am Besprechungstisch wirkt wie eine Verheimlichung; dasselbe Nein im Vorfeld ist eine Rahmenbedingung. Für die Bewertung Ihres Kunden gilt zudem: Ein Lieferant, der seine eigenen Geschäftsgeheimnisse schützt, schützt vermutlich auch seine.
Am Audittag
Halten Sie zwei Regeln durch. Erstens: Es antwortet, wer zuständig ist, und nur zu seinem Thema. Zweitens: Was nicht sofort belegbar ist, wird als offener Punkt notiert und nachgereicht, statt geschätzt zu werden. Eine geschätzte Zahl, die später nicht stimmt, kostet mehr Vertrauen als eine Lücke.
Führen Sie ein eigenes Protokoll mit Uhrzeit, Frage und vorgelegtem Nachweis. Wenn der Kundenbericht später Punkte enthält, die Sie anders erinnern, ist das Ihre einzige Grundlage. Bei Kunden mit formalisierter Lieferantenfreigabe fließt der Bericht direkt in eine Einstufung ein, die über Jahre wirkt.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist die Sonderschicht. Betriebe richten für das Kundenaudit die Halle her, ziehen Aufzeichnungen nach und setzen die erfahrensten Mitarbeiter an die Anlagen. Erfahrene Zweitparteienauditoren erkennen das an Kleinigkeiten: frisch ausgedruckte Arbeitsanweisungen ohne Gebrauchsspuren, eine Prüfmittelliste mit lauter Kalibrierdaten aus derselben Woche, ein Schichtbuch mit Lücken in den Wochen davor.
Der Schaden ist größer als der Nutzen, weil er die Bewertungsgrundlage verschiebt. Ab dem Moment, in dem ein Auditor den Verdacht der Vorbereitung hat, prüft er die Aufzeichnungen der Vormonate statt den heutigen Zustand — und dort finden Sie die Lücken nicht mehr. Wer stattdessen offen sagt, welche zwei Punkte gerade in Bearbeitung sind und bis wann, kommt in fast allen Fällen besser durch. Kunden erwarten kein fehlerfreies Werk. Sie erwarten, dass Ihnen die eigenen Schwachstellen bekannt sind.